Как найти в списке в excel - IT Новости
Microclimate.su

IT Новости
4 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как найти в списке в excel

Microsoft Excel

трюки • приёмы • решения

Как правильно искать в таблицах Excel

Довольно трудно обнаружить нужную информацию на рабочем листе с большим количеством данных. Однако диалоговое окно Найти и заменить позволяет значительно упростить процесс поиска информации. Кроме того, оно обладает некоторыми полезными функциями, о чем многие пользователи не догадываются.

Выполните команду Главная ► Редактирование ► Найти и выделить ► Найти (или нажмите Ctrl+F), чтобы открыть диалоговое окно Найти и заменить. Если вам нужно заменить данные, то выберите команду Главная ► Редактирование ► Найти и выделить ► Заменить (или нажмите Ctrl+H). От того, какую именно команду вы выполните, зависит, на какой из двух вкладок откроется диалоговое окно.

Если в открывшемся диалоговом окне Найти и заменить нажать кнопку Параметры, то отобразятся дополнительные параметры поиска информации (рис. 21.1).

Рис. 21.1. Вкладка Найти диалогового окна Найти и заменить

Во многих случаях лучше в поиске задавать не точный, а приблизительный текст, например настенные ключницы. Например, чтобы найти данные по клиенту Иван Смирнов, вы, конечно, можете ввести в поисковое поле точный текст. Однако вполне вероятно, что вы ничего не найдете, так как вы могли ввести имя клиента по-другому, например ИванСмирнов или И. Смирнов, или даже допустили ошибку в фамилии. При поиске такого имени лучше всего использовать подстановочные знаки.

Введите ив*смир* в поле Найти, а затем нажмите кнопку Найти все. Использование подстановочных знаков не только позволяет уменьшить количество вводимых слов, но и гарантирует, что вы найдете данные по клиенту, если они имеются на этом рабочем листе. Конечно, в результатах поиска могут содержаться не отвечающие цели вашего поиска записи, но это лучше, чем ничего.

При поиске с помощью диалогового окна Найти и заменить можно использовать два подстановочных знака:

  • ? — соответствует любому символу;
  • * — соответствует любому количеству символов.

Кроме того, данные подстановочные символы можно также применять при поиске числовых значений. Например, если в строке поиска задать 3*, то в результате отобразятся все ячейки, которые содержат значение, начинающееся с 3, а если вы введете 1?9, то получите все трехзначные записи, которые начинаются с 1 и заканчиваются 9.

Для поиска вопросительного знака или звездочки поставьте перед ними символ тильды (

).
Например, следующая строка поиска находит текст *NONE*: -*N0NE

*
Чтобы найти символ тильды, поставьте в строке поиска две тильды.

Если вам кажется, что поиск работает неправильно, проверьте три следующие настройки (которые иногда изменяются сами по себе).

  • Флажок Учитывать регистр — установите его, чтобы регистр искомого текста совпадал с регистром заданного текста. Например, если вы зададите в поиске слово иван и установите указанный флажок, то слово Иван в результатах поиска не отобразится.
  • Флажок Ячейка целиком — установите его, чтобы найти ячейку, которая содержит в точности тот текст, который указан в строке поиска. Например, набрав в строке поиска слово Excel и установив указанный флажок, вы не найдете ячейку, содержащую словосочетание Microsoft Excel.
  • Раскрывающийся список Область поиска — список содержит три пункта: значения, формулы и примечания. Например, если в строке поиска вы зададите число 900 и в раскрывающемся списке Область поиска выберете пункт значения, то в результатах поиска вы не увидите ячейку, содержащую значение 900, если оно получено при использовании формулы.

Помните, что поиск осуществляется в пределах выбранного диапазона ячеек. Если нужно выполнить поиск по всему листу, то, прежде чем начать искать, выделите только одну ячейку.

Кроме того, учтите, что с помощью окна Найти и заменить нельзя найти отформатированные числовые значения. Например, если в строку поиска вы введете $5*, то значение, к которому применено денежное форматирование и которое выглядит как $54.00, не будет найдено.

Работа с датами может оказаться непростой, поскольку Excel поддерживает очень много форматов дат. Если вы ищете дату, к которой применено форматирование по умолчанию, Excel находит даты, даже если они отформатированы различными способами. Например, если ваша система использует формат даты m/d/y, строка поиска 10/*/2010 находит все даты в октябре 2010 года, независимо от того, как они отформатированы.

Используйте пустое поле Заменить на, чтобы быстро удалить какую-нибудь информацию на рабочем листе. Например, введите — * в поле Найти и оставьте поле Заменить на пустым. Затем нажмите кнопку Заменить все, чтобы Excel нашел и убрал все звездочки на листе.

Поиск в программе Microsoft Excel

В документах Microsoft Excel, которые состоят из большого количества полей, часто требуется найти определенные данные, наименование строки, и т.д. Очень неудобно, когда приходится просматривать огромное количество строк, чтобы найти нужное слово или выражение. Сэкономить время и нервы поможет встроенный поиск Microsoft Excel. Давайте разберемся, как он работает, и как им пользоваться.

Поисковая функция в Excel

Поисковая функция в программе Microsoft Excel предлагает возможность найти нужные текстовые или числовые значения через окно «Найти и заменить». Кроме того, в приложении имеется возможность расширенного поиска данных.

Способ 1: простой поиск

Простой поиск данных в программе Excel позволяет найти все ячейки, в которых содержится введенный в поисковое окно набор символов (буквы, цифры, слова, и т.д.) без учета регистра.

  1. Находясь во вкладке «Главная», кликаем по кнопке «Найти и выделить», которая расположена на ленте в блоке инструментов «Редактирование». В появившемся меню выбираем пункт «Найти…». Вместо этих действий можно просто набрать на клавиатуре сочетание клавиш Ctrl+F.

После того, как вы перешли по соответствующим пунктам на ленте, или нажали комбинацию «горячих клавиш», откроется окно «Найти и заменить» во вкладке «Найти». Она нам и нужна. В поле «Найти» вводим слово, символы, или выражения, по которым собираемся производить поиск. Жмем на кнопку «Найти далее», или на кнопку «Найти всё».

При нажатии на кнопку «Найти далее» мы перемещаемся к первой же ячейке, где содержатся введенные группы символов. Сама ячейка становится активной.

Читать еще:  Суммирование значений в excel по условию

Поиск и выдача результатов производится построчно. Сначала обрабатываются все ячейки первой строки. Если данные отвечающие условию найдены не были, программа начинает искать во второй строке, и так далее, пока не отыщет удовлетворительный результат.

Поисковые символы не обязательно должны быть самостоятельными элементами. Так, если в качестве запроса будет задано выражение «прав», то в выдаче будут представлены все ячейки, которые содержат данный последовательный набор символов даже внутри слова. Например, релевантным запросу в этом случае будет считаться слово «Направо». Если вы зададите в поисковике цифру «1», то в ответ попадут ячейки, которые содержат, например, число «516».

Для того, чтобы перейти к следующему результату, опять нажмите кнопку «Найти далее».

Так можно продолжать до тех, пор, пока отображение результатов не начнется по новому кругу.

  • В случае, если при запуске поисковой процедуры вы нажмете на кнопку «Найти все», все результаты выдачи будут представлены в виде списка в нижней части поискового окна. В этом списке находятся информация о содержимом ячеек с данными, удовлетворяющими запросу поиска, указан их адрес расположения, а также лист и книга, к которым они относятся. Для того, чтобы перейти к любому из результатов выдачи, достаточно просто кликнуть по нему левой кнопкой мыши. После этого курсор перейдет на ту ячейку Excel, по записи которой пользователь сделал щелчок.
  • Способ 2: поиск по указанному интервалу ячеек

    Если у вас довольно масштабная таблица, то в таком случае не всегда удобно производить поиск по всему листу, ведь в поисковой выдаче может оказаться огромное количество результатов, которые в конкретном случае не нужны. Существует способ ограничить поисковое пространство только определенным диапазоном ячеек.

      Выделяем область ячеек, в которой хотим произвести поиск.

  • Набираем на клавиатуре комбинацию клавиш Ctrl+F, после чего запуститься знакомое нам уже окно «Найти и заменить». Дальнейшие действия точно такие же, что и при предыдущем способе. Единственное отличие будет состоять в том, что поиск выполняется только в указанном интервале ячеек.
  • Способ 3: Расширенный поиск

    Как уже говорилось выше, при обычном поиске в результаты выдачи попадают абсолютно все ячейки, содержащие последовательный набор поисковых символов в любом виде не зависимо от регистра.

    К тому же, в выдачу может попасть не только содержимое конкретной ячейки, но и адрес элемента, на который она ссылается. Например, в ячейке E2 содержится формула, которая представляет собой сумму ячеек A4 и C3. Эта сумма равна 10, и именно это число отображается в ячейке E2. Но, если мы зададим в поиске цифру «4», то среди результатов выдачи будет все та же ячейка E2. Как такое могло получиться? Просто в ячейке E2 в качестве формулы содержится адрес на ячейку A4, который как раз включает в себя искомую цифру 4.

    Но, как отсечь такие, и другие заведомо неприемлемые результаты выдачи поиска? Именно для этих целей существует расширенный поиск Excel.

      После открытия окна «Найти и заменить» любым вышеописанным способом, жмем на кнопку «Параметры».

    В окне появляется целый ряд дополнительных инструментов для управления поиском. По умолчанию все эти инструменты находятся в состоянии, как при обычном поиске, но при необходимости можно выполнить корректировку.

    По умолчанию, функции «Учитывать регистр» и «Ячейки целиком» отключены, но, если мы поставим галочки около соответствующих пунктов, то в таком случае, при формировании результата будет учитываться введенный регистр, и точное совпадение. Если вы введете слово с маленькой буквы, то в поисковую выдачу, ячейки содержащие написание этого слова с большой буквы, как это было бы по умолчанию, уже не попадут. Кроме того, если включена функция «Ячейки целиком», то в выдачу будут добавляться только элементы, содержащие точное наименование. Например, если вы зададите поисковый запрос «Николаев», то ячейки, содержащие текст «Николаев А. Д.», в выдачу уже добавлены не будут.

    По умолчанию, поиск производится только на активном листе Excel. Но, если параметр «Искать» вы переведете в позицию «В книге», то поиск будет производиться по всем листам открытого файла.

    В параметре «Просматривать» можно изменить направление поиска. По умолчанию, как уже говорилось выше, поиск ведется по порядку построчно. Переставив переключатель в позицию «По столбцам», можно задать порядок формирования результатов выдачи, начиная с первого столбца.

    В графе «Область поиска» определяется, среди каких конкретно элементов производится поиск. По умолчанию, это формулы, то есть те данные, которые при клике по ячейке отображаются в строке формул. Это может быть слово, число или ссылка на ячейку. При этом, программа, выполняя поиск, видит только ссылку, а не результат. Об этом эффекте велась речь выше. Для того, чтобы производить поиск именно по результатам, по тем данным, которые отображаются в ячейке, а не в строке формул, нужно переставить переключатель из позиции «Формулы» в позицию «Значения». Кроме того, существует возможность поиска по примечаниям. В этом случае, переключатель переставляем в позицию «Примечания».

    Ещё более точно поиск можно задать, нажав на кнопку «Формат».

    При этом открывается окно формата ячеек. Тут можно установить формат ячеек, которые будут участвовать в поиске. Можно устанавливать ограничения по числовому формату, по выравниванию, шрифту, границе, заливке и защите, по одному из этих параметров, или комбинируя их вместе.

    Если вы хотите использовать формат какой-то конкретной ячейки, то в нижней части окна нажмите на кнопку «Использовать формат этой ячейки…».

    После этого, появляется инструмент в виде пипетки. С помощью него можно выделить ту ячейку, формат которой вы собираетесь использовать.

    Читать еще:  Как сложить отрицательные числа в excel

    После того, как формат поиска настроен, жмем на кнопку «OK».

    Бывают случаи, когда нужно произвести поиск не по конкретному словосочетанию, а найти ячейки, в которых находятся поисковые слова в любом порядке, даже, если их разделяют другие слова и символы. Тогда данные слова нужно выделить с обеих сторон знаком «*». Теперь в поисковой выдаче будут отображены все ячейки, в которых находятся данные слова в любом порядке.

  • Как только настройки поиска установлены, следует нажать на кнопку «Найти всё» или «Найти далее», чтобы перейти к поисковой выдаче.
  • Как видим, программа Excel представляет собой довольно простой, но вместе с тем очень функциональный набор инструментов поиска. Для того, чтобы произвести простейший писк, достаточно вызвать поисковое окно, ввести в него запрос, и нажать на кнопку. Но, в то же время, существует возможность настройки индивидуального поиска с большим количеством различных параметров и дополнительных настроек.

    Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.

    Поиск значений в списке данных

    Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

    Предположим, вам нужно найти расширение телефона сотрудника с помощью его номера, а также правильно оценить коэффициент Комиссии для суммы продажи. Вы ищете данные, чтобы быстро и эффективно находить определенные данные в списке и автоматически проверять, правильно ли используются данные. После того как вы просмотрит данные, вы можете выполнить вычисления и отобразить результаты, указав возвращаемые значения. Есть несколько способов поиска значений в списке данных и отображения результатов.

    В этой статье

    Поиск значений в списке по вертикали по точному совпадению

    Для выполнения этой задачи можно использовать функцию ВПР или сочетание функций индекс и ПОИСКПОЗ.

    Примеры использования функции ВПР

    Дополнительные сведения можно найти в разделе функция ВПР.

    Примеры ИНДЕКСов и СОВПАДЕНИй

    =ИНДЕКС(нужно вернуть значение из C2:C10, которое будет соответствовать ПОИСКПОЗ(первое значение «Капуста» в массиве B2:B10))

    Формула ищет первое значение в ячейке C2: C10, соответствующее капусты (в B7), и возвращает значение в C7 ( 100) — первое значение, соответствующее капусты.

    Дополнительные сведения можно найти в разделе Функция индекс и функция ПОИСКПОЗ.

    Поиск значений в списке по вертикали по приблизительному совпадению

    Для этого используйте функцию ВПР.

    Важно: Убедитесь, что значения в первой строке отсортированы в возрастающем порядке.

    В приведенном выше примере функция ВПР ищет имя учащегося, у которого есть 6 тардиес в диапазоне A2: B7. В таблице нет записи для 6 тардиес, поэтому функция ВПР ищет следующее самое высокое соответствие ниже 6 и находит значение 5, связанное с первым именем Дэйв, и, следовательно, возвращает Дэйв.

    Дополнительные сведения можно найти в разделе функция ВПР.

    Поиск значений по вертикали в списке неизвестного размера с точным соответствием

    Для выполнения этой задачи используйте функции СМЕЩ и ПОИСКПОЗ.

    Примечание: Этот подход используется, если данные находятся в диапазоне внешних данных, который вы обновляете каждый день. Вы знаете, что в столбце B есть Цена, но вы не знаете, сколько строк данных возвращает сервер, а первый столбец не отсортирован по алфавиту.

    C1 — это верхняя левая ячейка диапазона (также называемая начальной ячейкой).

    Match («апельсины»; C2: C7; 0) ищет оранжевый цвет в диапазоне C2: C7. Не следует включать начальную ячейку в диапазон.

    1 — количество столбцов справа от начальной ячейки, для которых должно быть возвращено возвращаемое значение. В нашем примере возвращаемое значение находится в столбце D, Sales.

    Поиск значений в списке по горизонтали по точному совпадению

    Для выполнения этой задачи используется функция ГПР. Ниже приведен пример.

    Функция ГПР выполняет поиск по столбцу Sales и возвращает значение из строки 5 в указанном диапазоне.

    Дополнительные сведения можно найти в разделе функции ГПР.

    Поиск значений в списке по горизонтали с использованием приблизительного совпадения

    Для выполнения этой задачи используется функция ГПР.

    Важно: Убедитесь, что значения в первой строке отсортированы в возрастающем порядке.

    В приведенном выше примере функция ГПР ищет значение 11000 в строке 3 в указанном диапазоне. Он не находит 11000 и, следовательно, ищет следующее наибольшее значение, которое меньше 1100 и возвращает число 10543.

    Дополнительные сведения можно найти в разделе функции ГПР.

    Создание формулы подстановки с помощью мастера подстановок (толькоExcel 2007 )

    Примечание: Надстройка «Мастер подстановок» прекращена в Excel 2010. Эти функциональные возможности заменены мастером функций и доступными функциями поиска и работы со ссылками (ссылками).

    В Excel 2007 мастер подстановок создает формулу подстановки на основе данных листа, имеющих заголовки строк и столбцов. Мастер подстановок помогает находить другие значения в строке, когда вы знаете значение в одном столбце, и наоборот. Мастер подстановок использует индекс и СОВПАДЕНИе в создаваемых формулах.

    Щелкните ячейку в диапазоне.

    На вкладке формулы в группе решения нажмите кнопку Подстановка .

    Если команда подстановка недоступна, необходимо загрузить мастер подстановок надстройка программу.

    Загрузка программы-надстройки «Мастер подстановок»

    Нажмите кнопку Microsoft Office , щелкните Параметры Excelи выберите категорию надстройки.

    В поле Управление выберите элемент Надстройки Excel и нажмите кнопку Перейти.

    В диалоговом окне надстройки установите флажок Мастер подстановоки нажмите кнопку ОК.

    Как искать в Excel: поиск слов и ячеек в таблицах

    Программа Excel ориентирована на ускоренные расчеты. Зачастую документы здесь состоят из большого ко.

    Читать еще:  Возведение в квадрат в excel

    Программа Excel ориентирована на ускоренные расчеты. Зачастую документы здесь состоят из большого количества листов, на которых представлены длинные таблицы с числами, формулами или текстом. Для удобного нахождения нужных ячеек существует специальный автоматизированный поиск. Ознакомившись с особенностями его использования, можно сократить время работы в документах. О том, как искать в Экселе слова, фразы или ячейки, подробно написано ниже.

    Поиск слов

    Документы часто имеют много страниц, тогда встает вопрос о том, как в Еxcel найти слово. Сделать это иногда становится проблематично. Для упрощения этой задачи существует специальная функция поиска. Чтобы ею воспользоваться, необходимо выполнить следующий алгоритм действий:

    • запустить программу Excel;
    • проверить активность таблицы, щелкнув по любой из ячеек;
    • нажать комбинацию клавиш «Ctrl + F»;
    • в строке «Найти» появившегося окна ввести искомое слово;
    • нажать «Найти».

    В результате программа активирует поисковую функцию, а найденные слова в таблице или книге будут подсвечены.

    Существует также способ нестрогого поиска, который подходит для ситуаций, когда искомое слово помнится частично. Он предусматривает использование символов-заменителей (джокерные символы). В Excel их всего два:

    • «?» – подразумевает любой отдельно взятый символ;
    • «*» – обозначает любое количество символов.

    Примечательно, при поиске вопросительного знака или знака умножения дополнительно впереди ставится тильда («

    »). При поиске тильды, соответственно – две тильды.

    Алгоритм неточного поиска слова:

    • запустить программу;
    • активировать страницу щелчком мыши;
    • зажать комбинацию клавиш «Ctrl + F»;
    • в строке «Найти» появившегося окна ввести искомое слово, используя вместо букв, вызывающих сомнения, джокерные символы;
    • проверить параметр «Ячейка целиком» (он не должен быть отмеченным);
    • нажать «Найти все».

    Все слова, подходящие под параметры поиска, подсветятся, поэтому их легко будет увидеть и проанализировать.

    Поиск нескольких слов

    Не зная, как найти слово в таблице в Еxcel, следует также воспользоваться функцией раздела «Редактирование» – «Найти и выделить». Далее нужно отталкиваться от искомой фразы:

    • если фраза точная, введите ее и нажмите клавишу «Найти все»;
    • если фраза разбита другими ключами, нужно при написании ее в строке поиска дополнительно проставить между всеми словами «*».

    В первом случае поиск выдаст все результаты с точной поисковой фразой, игнорируя другие склонения или разбавленные ее варианты. Во втором случае отыщутся все значения с введенными надписями, даже если между ними присутствуют другие символы.

    Поиск ячеек

    Ячейки могут содержать в себе формулы или значения, быть объеденными или скрытыми. Эти характеристики изменяют ход поиска интересующих нас ячеек.

    Для поиска ячеек с формулами выполняются следующие действия.

    1. В открытом документе выделить ячейку или диапазон ячеек (в первом случае поиск идет по всему листу, во втором – в выделенных ячейках).
    2. Во вкладке «Главная» выбрать функцию «Найти и выделить».
    3. Обозначить команду «Перейти».
    4. Выделить клавишу «Выделить».
    5. Выбрать «Формулы».
    6. Обратить внимание на список пунктов под «Формулами» (возможно, понадобится снятие флажков с некоторых параметров).
    7. Нажать клавишу «Ок».

    Для поиска объединенных ячеек потребуется выполнение следующих манипуляций.

    1. Перейти во вкладку «Главная».
    2. Выбрать функцию «Найти и выделить».
    3. Нажать на команду «Найти».
    4. Перейти в «Параметры» и выбрать «Формат».
    5. Здесь выделить функцию «Выравнивание», поставить отметку «Объединить ячейки».
    6. Нажать на «Ок».
    7. Нажать на кнопку «Найти все» и проанализировать список ячеек, которые объединены на соответствующем листе.

    При нажимании кнопкой мыши на элемент в списке происходит выделение объединенной ячейки на листе. Дополнительно доступна функция «Отменить объединение ячеек».

    Выполнение представленных выше действий приводит к нахождению всех объединенных ячеек на листе и при необходимости отмене данного свойства. Для поиска скрытых ячеек проводятся следующие действия.

    1. Выбрать лист, требующий анализа на присутствие скрытых ячеек и их нахождения.
    2. Нажать клавиши «F5_гт_ Special».
    3. Нажать сочетание клавиш «CTRL + G_гт_ Special».

    Можно воспользоваться еще одним способом для поиска скрытых ячеек:

    1. Открыть функцию «Редактирование» во вкладке «Главная».
    2. Нажать на «Найти».
    3. Выбрать команду «Перейти к разделу». Выделить «Специальные».
    4. Попав в группу «Выбор», поставить галочку на «Только видимые ячейки».
    5. Нажать кнопку «Ок».

    В результате проделанных действий видимые ячейку выделятся, при этом границы столбцов и строк, которые граничат со скрытыми ячейками или столбцами, предстанут с белыми границами.

    Если интересующая ячейка обозначена условным форматом, ее несложно найти и применить для копирования, удаления или редактирования непосредственно условного формата. Если речь идет о ячейке с определенным условным форматом, тогда на помощь придет функция «Выделить группу ячеек».

    Чтобы найти ячейки, для которых применено условное форматирование:

    • нажать на ячейку, не предусматривающую условное форматирование;
    • выбрать функцию «Редактирование» во вкладке «Главная»;
    • нажать на кнопку «Найти и выделить»;
    • выделить категорию «Условное форматирование».

    Чтобы найти ячейки, для которых применено одинаковое условное форматирование:

    • выбрать ячейку, предусматривающую условное форматирование, требующую поиска;
    • выбрать группу «Редактирование» во вкладке «Главная»;
    • нажать на кнопку «Найти и выделить»;
    • выбрать категорию «Выделить группу ячеек»;
    • установить свойство «Условные форматы»;
    • напоследок нужно зайти в группу «Проверка данных» и установить аналогичный пункт.

    Поиск через фильтр

    Чтобы узнать, как в Еxcel найти слово при использовании фильтра, потребуется изучить следующий алгоритм действий:

    • выделить заполненную ячейку;
    • во вкладке «Главная» выбрать функцию «Сортировка»;
    • нажать на кнопку «Фильтр»;
    • открыть выпадающее меню;
    • ввести искомый запрос;
    • нажать кнопку «Ок».

    В результате в столбце выделятся только ячейки с искомым значением. Для сбрасывания результатов поиска в выпадающем списке необходимо нажать на «Выделить все». Для отключения фильтра потребуется еще раз нажать на его значок в функции «Сортировка». Примечательно, данный способ не даст результатов, если неизвестен ряд с искомым значением.

    голоса
    Рейтинг статьи
    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector