Влияющие ячейки в excel 2020 - IT Новости
Microclimate.su

IT Новости
151 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Влияющие ячейки в excel 2020

Microsoft Excel

трюки • приёмы • решения

Что такое в Excel зависимые и влияющие ячейки

На многих листах ячейки могут содержать сложные взаимосвязи. Попытка отладить формулы может оказаться проще, если вы понимаете два ключевых понятия: влияющие и зависимые ячейки.

  • Влияющие ячейки — приводят к вычислению результата формулы. Влияющую напрямую ячейку указывают непосредственно в формуле, а косвенно влияющие ячейки не используются непосредственно в формуле, но применяются ячейкой, на которую ссылается формула.
  • Зависимые ячейки — эти ячейки с формулами зависят от конкретной ячейки (влияющей). От влияющей ячейки зависят все ячейки с формулами, которые используют данную ячейку. Ячейка с формулой может зависеть напрямую или косвенно.

Выявление влияющих ячеек для ячейки, содержащей формулу, часто проливает свет на то, почему формула некорректно работает. И наоборот, также полезно знать, какие ячейки формул зависят от конкретной ячейки. Например, если вы собираетесь удалить формулу, то можете захотеть проверить, не зависит ли что-нибудь от нее.

Идентификация влияющих ячеек

Вы можете идентифицировать ячейки, используемые формулой в активной ячейке, несколькими способами.

  • Нажмите клавишу F2. Ячейки, которые используются непосредственно формулой, будут обрисованы, а цвет будет соответствовать ссылке на ячейку в формуле.
  • Откройте диалоговое окно Выделение группы ячеек (выберите Главная ► Редактирование ► Найти и выделить ► Выделение группы ячеек). Установите переключатель в положение влияющие ячейки, а затем в положение только непосредственно или на всех уровнях. Нажмите кнопку ОК, и Excel выберет влияющие ячейки для формулы.
  • Нажмите Ctrl+[ для выбора всех влияющих напрямую ячеек на текущем листе.
  • Нажмите Ctrl+Shift+[ для выбора всех влияющих ячеек (прямых и косвенных) на текущем листе.
  • Выберите Формулы ► Зависимости формул ► Влияющие ячейки, и Excel нарисует стрелки, указывающие на влияющие ячейки. Нажмите эту кнопку несколько раз, чтобы увидеть дополнительные уровни влияния. Выберите Формулы ► Зависимости формул ► Убрать стрелки, чтобы скрыть стрелки.

Заметьте, что все эти методы ограничены выявлением влияющих ячеек только на том листе, который содержит формулу.

Идентификация зависимых ячеек

Следующими способами вы можете определять ячейки с формулами, которые используют конкретную ячейку.

  • Откройте диалоговое окно Выделение группы ячеек. Установите переключатель в положение зависимые ячейки, а затем в положение только непосредственно (для нахождения напрямую зависимых ячеек) или на всех уровнях (для нахождения напрямую и косвенно зависимых ячеек). Нажмите кнопку ОК. Excel выберет ячейки, которые зависят от активной ячейки.
  • Нажмите Ctrl+] для выбора всех напрямую зависимых ячеек на текущем листе.
  • Нажмите Ctrl+Shift+] для выбора всех зависимых ячеек (прямых и косвенных) на текущем листе.
  • Выберите Формулы ► Зависимости формул ► Зависимые ячейки, и Excel нарисует стрелки, указывающие на зависимые ячейки. Нажмите кнопку несколько раз, чтобы у видеть дополнительные уровни влияния. Выберите Формулы ► Зависимости формул ► Убрать стрелки, чтобы скрыть стрелки.

Опять же, эти методы ограничены выявлением зависимых ячеек только на текущем листе.

Отображение связей между формулами и ячейками

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке) .

Проверке на точность или при поиске источника ошибки может быть затруднен, если формуле используются влияющие или зависимые ячейки:

Влияющие ячейки — ячеек, на которые ссылаются формулы в другую ячейку. Например если ячейка D10 содержит формулу = B5, ячейка B5 является влияющие на ячейку D10.

Зависимые ячейки — этих ячеек формул, ссылающихся на другие ячейки. Например если ячейка D10 содержит формулу = B5, ячейка D10 зависит от ячейки B5.

Облегчить проверку формул можно использовать команд Влияющие и Зависимые графически отобразить и отследить связи между этими ячейками и формулами с стрелки трассировки, как показано на этом рисунке.

Выполните следующие действия для отображения формулы отношений между ячейками.

Выберите файл > Параметры > Advanced.

Примечание: Если вы используете Excel 2007; Нажмите Кнопку Microsoft Office , выберите пункт Параметры Excel и выберите категорию Дополнительно.

В разделе Параметры отображения для этой книги выберите нужную книгу и убедитесь, что в Показывать объекты выбран все.

Чтобы указать ссылки на ячейки в другой книге, что книга должна быть открыта. Microsoft Office Excel невозможно перейти к ячейке в книге, которая не открыта.

Выполните одно из следующих действий:

Укажите ячейку, содержащую формулу, для которой следует найти влияющие ячейки.

Чтобы отобразить стрелку трассировки к каждой ячейке, непосредственно предоставляет данные на активную ячейку на вкладке формулы в группе Зависимости формул нажмите кнопку Влияющие .

Синие стрелки показывают ячейки без ошибок. Красные стрелки показывают ячейки, которые приводят к возникновению ошибки. Если выделенная ячейка есть ссылка на ячейку на другой лист или книгу, черная стрелка указывает на значок листа от выбранной ячейки. Excel можно проследить зависимости эта книга должна быть открыта.

Чтобы определить ячеек, предоставляющих данные активной ячейки следующего уровня, еще раз нажмите кнопку Влияющие .

Удаление одного уровня стрелок трассировки одновременно, начинается с влияющие ячейки крайних подальше от активной ячейки. На вкладке формулы в группе Зависимости формул нажмите стрелку рядом с кнопкой Убрать стрелки и нажмите кнопку Убрать стрелки влияющие . Чтобы удалить другой уровень стрелки, нажмите кнопку еще раз.

Укажите ячейку, для которой следует найти зависимые ячейки.

Чтобы отобразить стрелку трассировки к каждой ячейке, зависимой от активной ячейки, на вкладке формулы в группе Зависимости формул нажмите кнопку Зависимые .

Синие стрелки показывают ячейки без ошибок. Красные стрелки показывают ячейки, которые приводят к возникновению ошибки. Если выделенная ячейка есть ссылка на ячейку на другой лист или книгу, черная стрелка указывает на значок листа от выбранной ячейки. Excel можно проследить зависимости эта книга должна быть открыта.

Чтобы определить ячеек, зависящих от активной ячейки следующего уровня, снова нажмите кнопку Зависимые .

Для удаления одного уровня стрелок трассировки по одному, начиная с зависимые ячейки крайний от активной ячейки, на вкладке формулы в группе Зависимости формул щелкните стрелку рядом с кнопкой Убрать стрелки и нажмите кнопку Удалить Зависимые стрелки . Чтобы удалить другой уровень стрелки, нажмите кнопку еще раз.

В пустой ячейке введите = (знак равенства).

Нажмите кнопку Выделить все.

Выделите ячейку и на вкладке формулы в группе Зависимости формул дважды нажмите кнопку Влияющие

Чтобы удалить все стрелки трассировки на листе, на вкладке формулы в группе Зависимости формул, нажмите кнопку Убрать стрелки .

Проблема: Microsoft Excel издает звуковой сигнал при нажатии кнопки зависимые ячейки или влияющие команды.

Если Excel звуковых сигналов при нажатии кнопки Зависимые или Влияющие , Excel или найдены все уровни формулы или вы пытаетесь элемента, который неотслеживаемый трассировки. Следующие элементы на листы, которые ссылаются формулы не являются выполняемых с помощью средства аудита.

Ссылки на текстовые поля, внедренные диаграммы или изображения на листах.

Отчеты сводных таблиц.

Ссылки на именованные константы.

Формулы, расположенные в другой книге, которая содержит ссылку на активную ячейку Если эта книга закрыта.

Чтобы увидеть выделение цветом влияющих ячеек для аргументов формулы, выделите ячейку и нажмите клавишу F2.

Для выбора ячейки на другом конце стрелки дважды щелкните эту стрелку. Если ячейка находится на другом листе или в другой книге, дважды щелкните черную стрелку для отображения диалогового окна Переход, а затем дважды щелкните требуемую ссылку в списке Переход.

Все стрелки слежения исчезают при изменении формулы, к которому стрелки пункт, вставить или удалить столбцы или строки, или удалить или переместить ячейки. Чтобы восстановить стрелки слежения после внесения любого из этих изменений, необходимо использовать команды проверки на листе еще раз. Для отслеживания стрелки, распечатать лист со стрелками слежения перед внесением изменений.

12 наиболее распространённых проблем с Excel и способы их решения

Представляем вам гостевой пост, из которого вы узнаете, как избежать самых распространённых проблем с Excel, которые мы создаём себе сами.

Читатели Лайфхакера уже знакомы с Денисом Батьяновым, который делился с нами секретами Excel. Сегодня Денис расскажет о том, как избежать самых распространённых проблем с Excel, которые мы зачастую создаём себе самостоятельно.

Сразу оговорюсь, что материал статьи предназначается для начинающих пользователей Excel. Опытные пользователи уже зажигательно станцевали на этих граблях не раз, поэтому моя задача уберечь от этого молодых и неискушённых «танцоров».

Вы не даёте заголовки столбцам таблиц

Многие инструменты Excel, например: сортировка, фильтрация, умные таблицы, сводные таблицы, — подразумевают, что ваши данные содержат заголовки столбцов. В противном случае вы либо вообще не сможете ими воспользоваться, либо они отработают не совсем корректно. Всегда заботьтесь, чтобы ваши таблицы содержали заголовки столбцов.

Пустые столбцы и строки внутри ваших таблиц

Это сбивает с толку Excel. Встретив пустую строку или столбец внутри вашей таблицы, он начинает думать, что у вас 2 таблицы, а не одна. Вам придётся постоянно его поправлять. Также не стоит скрывать ненужные вам строки/столбцы внутри таблицы, лучше удалите их.

На одном листе располагается несколько таблиц

Если это не крошечные таблицы, содержащие справочники значений, то так делать не стоит.

Вам будет неудобно полноценно работать больше чем с одной таблицей на листе. Например, если одна таблица располагается слева, а вторая справа, то фильтрация одной таблицы будет влиять и на другую. Если таблицы расположены одна под другой, то невозможно воспользоваться закреплением областей, а также одну из таблиц придётся постоянно искать и производить лишние манипуляции, чтобы встать на неё табличным курсором. Оно вам надо?

Данные одного типа искусственно располагаются в разных столбцах

Очень часто пользователи, которые знают Excel достаточно поверхностно, отдают предпочтение такому формату таблицы:

Казалось бы, перед нами безобидный формат для накопления информации по продажам агентов и их штрафах. Подобная компоновка таблицы хорошо воспринимается человеком визуально, так как она компактна. Однако, поверьте, что это сущий кошмар — пытаться извлекать из таких таблиц данные и получать промежуточные итоги (агрегировать информацию).

Дело в том, что данный формат содержит 2 измерения: чтобы найти что-то в таблице, вы должны определиться со строкой, перебирая филиал, группу и агента. Когда вы найдёте нужную стоку, то потом придётся искать уже нужный столбец, так как их тут много. И эта «двухмерность» сильно усложняет работу с такой таблицей и для стандартных инструментов Excel — формул и сводных таблиц.

Если вы построите сводную таблицу, то обнаружите, что нет возможности легко получить данные по году или кварталу, так как показатели разнесены по разным полям. У вас нет одного поля по объёму продаж, которым можно удобно манипулировать, а есть 12 отдельных полей. Придётся создавать руками отдельные вычисляемые поля для кварталов и года, хотя, будь это всё в одном столбце, сводная таблица сделала бы это за вас.

Если вы захотите применить стандартные формулы суммирования типа СУММЕСЛИ (SUMIF), СУММЕСЛИМН (SUMIFS), СУММПРОИЗВ (SUMPRODUCT), то также обнаружите, что они не смогут эффективно работать с такой компоновкой таблицы.

Рекомендуемый формат таблицы выглядит так:

Разнесение информации по разным листам книги «для удобства»

Ещё одна распространенная ошибка — это, имея какой-то стандартный формат таблицы и нуждаясь в аналитике на основе этих данных, разносить её по отдельным листам книги Excel. Например, часто создают отдельные листы на каждый месяц или год. В результате объём работы по анализу данных фактически умножается на число созданных листов. Не надо так делать. Накапливайте информацию на ОДНОМ листе.

Информация в комментариях

Часто пользователи добавляют важную информацию, которая может им понадобиться, в комментарий к ячейке. Имейте в виду, то, что находится в комментариях, вы можете только посмотреть (если найдёте). Вытащить это в ячейку затруднительно. Рекомендую лучше выделить отдельный столбец для комментариев.

Бардак с форматированием

Определённо не добавит вашей таблице ничего хорошего. Это выглядит отталкивающе для людей, которые пользуются вашими таблицами. В лучшем случае этому не придадут значения, в худшем — подумают, что вы не организованы и неряшливы в делах. Стремитесь к следующему:

  1. Каждая таблица должна иметь однородное форматирование. Пользуйтесь форматированием умных таблиц. Для сброса старого форматирования используйте стиль ячеек «Обычный».
  2. Не выделяйте цветом строку или столбец целиком. Выделите стилем конкретную ячейку или диапазон. Предусмотрите «легенду» вашего выделения. Если вы выделяете ячейки, чтобы в дальнейшем произвести с ними какие-то операции, то цвет не лучшее решение. Хоть сортировка по цвету и появилась в Excel 2007, а в 2010-м — фильтрация по цвету, но наличие отдельного столбца с чётким значением для последующей фильтрации/сортировки всё равно предпочтительнее. Цвет — вещь небезусловная. В сводную таблицу, например, вы его не затащите.
  3. Заведите привычку добавлять в ваши таблицы автоматические фильтры (Ctrl+Shift+L), закрепление областей. Таблицу желательно сортировать. Лично меня всегда приводило в бешенство, когда я получал каждую неделю от человека, ответственного за проект, таблицу, где не было фильтров и закрепления областей. Помните, что подобные «мелочи» запоминаются очень надолго.

Объединение ячеек

Используйте объединение ячеек только тогда, когда без него никак. Объединенные ячейки сильно затрудняют манипулирование диапазонами, в которые они входят. Возникают проблемы при перемещении ячеек, при вставке ячеек и т.д.

Объединение текста и чисел в одной ячейке

Тягостное впечатление производит ячейка, содержащая число, дополненное сзади текстовой константой « РУБ.» или » USD», введенной вручную. Особенно, если это не печатная форма, а обычная таблица. Арифметические операции с такими ячейками естественно невозможны.

Числа в виде текста в ячейке

Избегайте хранить числовые данные в ячейке в формате текста. Со временем часть ячеек в таком столбце у вас будут иметь текстовый формат, а часть в обычном. Из-за этого будут проблемы с формулами.

Если ваша таблица будет презентоваться через LCD проектор

Выбирайте максимально контрастные комбинации цвета и фона. Хорошо выглядит на проекторе тёмный фон и светлые буквы. Самое ужасное впечатление производит красный на чёрном и наоборот. Это сочетание крайне неконтрастно выглядит на проекторе — избегайте его.

Страничный режим листа в Excel

Это тот самый режим, при котором Excel показывает, как лист будет разбит на страницы при печати. Границы страниц выделяются голубым цветом. Не рекомендую постоянно работать в этом режиме, что многие делают, так как в процессе вывода данных на экран участвует драйвер принтера, а это в зависимости от многих причин (например, принтер сетевой и в данный момент недоступен) чревато подвисаниями процесса визуализации и пересчёта формул. Работайте в обычном режиме.

Ещё больше полезной информации про Excel можно узнать на сайте Дениса.

0 0 голоса
Рейтинг статьи
Читать еще:  Структура в excel
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector