Департамент обучения персонала

Управление и обучение персонала — составные части одной системы

Грамотно организованная система управления персоналом помогает достижению бизнес-целей компании. Наилучший результат достигается при одновременном использовании систем обучения и управления персоналом.

В данной статье мы рассмотрим следующие вопросы:

• Внедрение системы управления и обучения персонала
• Диагностика проблем и выявление потребности в обучении
• Управление персоналом через обучение

Внедрение системы обучения персонала и актуальность обучения персонала

Обучение персонала в той или иной его форме есть, пожалуй, в каждой компании: либо во время стажировки под наблюдением кого-то более опытного, либо еще каким-то путем, новые сотрудники необходимые знания как-то получают. Проблема в том, что часто это делается «как-то» и «кем-то», хаотично, формально, а потому крайне неэффективно. Система обучения персонала тем и отличается – она систематизирует этот процесс, повышая его эффективность.

По данным Института статистических исследований и экономики знаний, на обучение сотрудников средства выделяют примерно в 63% крупных российских компаний. Это в среднем по рынку. По отраслям цифры следующие: промышленность – 78%, строительство – 67%, транспорт и связь – 74%, торговля – 53%. В остальных компаниях развитием персонала либо не занимаются, либо выделяют для этого незначительный бюджет.

Диагностика проблем и выявление потребности в обучении

Внедрение системы обучения персонала правильнее всего начинать с диагностики – перед тем, как менять процесс обучения, нужно понять что именно в текущем положении вещей в первую нуждается в исправлении. Диагностика обычно проводится в виде опроса руководителей подразделений. В опрос включают ряд вопросов вроде:

• Чему и как обучают сотрудников?
• Кто за это несет ответственность?
• Насколько полученные знания востребованы и актуальны?
• Как проверяется усвоение полученных знаний и эффективность обучения?
• Оправдываются ли ресурсы (деньги, время, нервы), затраченные на обучение?

После этого в каждом из подразделений определяются потребности в обучении. Если это делается с помощью опроса, то к участию в нем полезно привлечь не только руководителей подразделений, но и менеджеров среднего звена или даже рядовых сотрудников. Главные вопросы, на которые нужно получить ответы на этом этапе:

• Кого обучать? Обучение необходимо только для новых сотрудников или предполагается проводить его и для опытных специалистов? Для какой категории сотрудников требуется регулярное обучение? Какова численность этой категории (в том числе в региональных офисах)?
• Чему обучать? Что входит в базовый набор знаний, необходимых новому сотруднику? Какие знания, умения, навыки необходимы сотрудникам, чтобы увеличилась эффективность их труда?
• Как обучать? Можно ли потребность в обучении удовлетворить внутренними ресурсами или нужно привлекать сторонних специалистов? В каком формате лучше всего проводить обучение? Как организовать обучение сотрудников в отдаленных регионах? Какие знания можно передать с помощью дистанционных форм обучения?
• Как часто обучать? Необходимо регулярное обучение или периодическое, например, в случае изменений в рабочих процессах? Если второе, то как часто случаются такие изменения? В каких еще ситуациях требуется обучение сотрудников?
• Как оценивать результат? Как измерять эффективность обучения? Какие результаты будут считаться приемлемыми? Что будет считаться успешным достижением цели обучения?

Концепция системы обучения персонала

То, насколько работоспособной будет принятая концепция, во многом зависит от того, насколько детально и глубоко были проведена описанная выше диагностика проблем и выявление потребностей в обучении. Полученные в ходе них результаты, ложатся в основу концепции системы обучения персонала. Главные ее составляющие:

1. Четко обозначенные цели и задачи. Важно, чтобы они в конечном итоге содействовали бизнес-целям компании и персональным целям сотрудников (в профессиональной сфере).
2. Структура системы обучения и ее место в системе управления персоналом. Обычно обучением занимается один из отделов HR-департамента, реже – самостоятельное подразделение.
3. Связь обучения с другими бизнес-процессами. В большинстве компаний это: подбор и адаптация персонала, аттестация сотрудников, формирование кадрового резерва и т.п.
4. Лица, ответственные за процесс обучения и его результаты. Система работает намного эффективнее, если ответственность лежит не только на учебном центре, но и на обучающихся сотрудниках и их прямых руководителях.
5. Категории сотрудников, которых планируется обучать. Например, менеджеры среднего звена и сотрудники фронт-офиса, или же только стажеры на массовых позициях.
6. Внутренняя нормативная документация, регламентирующая процесс обучения. Основной документ – это «Положение об обучении». Кроме того, с внедрением системы обучения, потребуется внести изменения в действующие Положения, где описаны смежные процессы.
7. Методы и формы обучения, а также способы оценки их эффективности. Это могут быть тренинги, мастер-классы, электронные курсы и т.д. Для оценки их эффективности применяют тестирование, анкеты обратной связи и др.
8. Схема разработки и утверждения учебных материалов. Распространенная схема: «определение потребности в обучении для сотрудников подразделения → разработка учебного курса методистом учебного центра → согласование курса с экспертами подразделения-заказчика → утверждение курса руководителем подразделения-заказчика».
9. План работ на год, график проведения обучающих мероприятий. В зависимости от имеющихся потребностей в обучении, это могут быть ежемесячные или ежеквартальные мероприятия для определенных категорий сотрудников.
10. Бюджет и методика его расчета. В бюджет обычно закладывают: зарплатный фонд сотрудников учебного центра, командировочные расходы, расходы на заказ тренингов у сторонних организаций, закуп оборудования, покупку или аренду ПО.

Важный момент: современная система обучения персонала предполагает широкое использование передовых технологий и программных продуктов, которые незаменимы для выполнения рутинных и трудоемких операций, таких как массовое тестирование, создание аналитических отчетов, рассылка уведомлений и т.п. Подобные задачи нецелесообразно решать с помощью человеческих ресурсов. Поэтому при внедрении системы обучения нужно всерьез рассмотреть вопрос передачи части функций системе дистанционного обучения (СДО). Схема «очное обучение + СДО» в разы эффективнее традиционного подхода. Более того, использование такой многофункциональной системы, как Teachbase позволит еще и сократить расходы на обучение, повысить его результативность, обеспечить доступ к учебным материалам для всех сотрудников в удобном для них месте и в любое время. Подробнее о Teachbase.

Управление через обучение

Обучение способно оказать неоценимую помощь руководству компании в управлении персоналом. В качестве примера можно привести такую функцию системы обучения, как проведение аттестаций. Оценка компетенций – неотъемлемая часть грамотной кадровой политики, направленной на развитие и мотивацию сотрудников. Выявленные с помощью аттестации проблемы в уровне профессиональных навыков – сигнал для руководства о необходимости административных мер, кадровых перестановок, депремирования и т.п. И наоборот – аттестация может стать действенным инструментом формирования кадрового резерва, когда возможности для карьерного роста перспективных сотрудников определяются их успехами в обучении.

Обучение также можно рассматривать как инструмент мотивации сотрудников ( детальнее об этом), при условии, что оно воспринимается коллективом как нечто ценное и полезное. Добиться этого можно в случае, если персонал отчетливо видит связь между профессиональным развитием и карьерным ростом (или ростом зарплаты). В компаниях, где в системе управления персоналом учитывается уровень квалификации, сотрудники гораздо охотнее участвуют в обучающих мероприятиях, потому что видят в них возможность получения знаний и навыков, которые будут содействовать их продвижению по службе. К сожалению, таких компаний немного.

Согласно отчету Института статистических исследований и экономики знаний, лишь в 21% крупных российских компаний случается переход на другую должность сотрудника, прошедшего курс повышения квалификации и подтвердившего свой уровень на аттестации. В 41% компаний такое наблюдается иногда, в 33% – редко.

Система обучения выполняет в организации еще одну функцию, которая делает ее незаменимой составляющей процесса управления персоналом – это аккумулирование знаний и опыта сотрудников, для передачи их новичкам. Преемственность крайне важна для стабильного развития компании. Каким бы эффективным ни было управление персоналом, от него будет мало пользы, если вдруг выяснится, что недавно уволившийся специалист был единственным носителем ценного опыта и практических знаний. Чтобы минимизировать потери от «утечки мозгов», дальновидные компании заботятся о передаче навыков от лучших сотрудников – начинающим. Форматы при этом могут быть различными: мастер-классы, корпоративные книги продаж, авторские инструкции и т.п. В системе дистанционного обучения Teachbase роль такого хранилища данных играет Библиотека – корпоративный кладезь знаний.

Другая сфера, где пересекаются обучение и управление персоналом – это развитие менеджерских навыков руководящего состава компании.

Институт статистических исследований и экономики знаний: около 90% руководителей высшего звена в крупных компаниях России имеют высшее образование, у почти 20% их два. При этом примерно 50% опрошенных в ходе исследования ТОП-менеджеров заявили, что осознают потребность в дополнительных знаниях, необходимых для выполнения своих обязанностей.

Обучение ТОП-менеджмента компании – дело затратное, но при правильном подходе, вложения окупаются: качество управления персоналом повышается, уровень ошибок в стратегических вопросах снижается, эффективность работы подчиненных растет. Тренинги для руководителей подразделений обычно проводят приглашенные специалисты высокого уровня. Подразделение, ответственное за обучение, в этом случае ответственно за поиск предложений от тренинговых центров и организацию мероприятия. Чтобы дорогостоящий тренинг не стал бесцельной растратой средств, с его участниками заключают договор, который обязывает сотрудника отработать определенное количество времени после обучения или выплатить стоимость своего участия в тренинге в случае, если увольнение наступит раньше обозначенной даты.

Заключение

Правильно выстроенный процесс обучения сотрудников естественным образом вписывается в систему управления персоналом: если система обучения персонала ориентирована на развитие тех навыков, которые повышают эффективность труда, она прямо или косвенно содействует достижению бизнес-целей компании и профессиональных целей сотрудников.

Московская школа прикладного управления
и делового администрирования

Внимание! В апреле сотрудники школы продолжают работать дистанционно с пн. по пт. в режиме с 9 до 18 часов по Москве.

Управление персоналом и кадровое делопроизводство

Дистанционное обучение
• Начинающим специалистам
• Менеджерам
• Руководителям

Направления обучения

Почему Слушатели выбирают нас:

Преподаватели

Руководитель Московской школы прикладного управления и делового администрирования (Института кадрового менеджмента и документоведения)

Опыт работы в сфере управления персоналом более 17 лет, из них в качестве HR Business Partner и HR-директора более 10 лет. Эксперт в сфере трудовых отношений.

Опыт работы 14 лет, с 2010 года начальник отдела кадров торговой сети, штат 3000 человек. Эксперт в документировании трудовых отношений. Автор учебных программ.

25 лет работы в HR в федеральных компаниях до 6000 человек на позициях директора по персоналу. Эксперт в сфере мотивации персонала и систем оплаты труда.

Эксперт в разработке и внедрении норм труда, оптимизации бизнес-процессов. 15 лет опыта работы на позициях руководителя в HR-отделе в компаниях до 6000 человек.

Опыт работы в сфере HR — 11 лет, практикующий HR-партнер с опытом формирования и развития службы управления персоналом. Эксперт в обучении и развитии персонала.

HR Business partner. Эксперт в подборе персонала, хедхантинга. Опыт работы в HR более 11 лет. Автор обучающих проектов в сфере управления персоналом.

Эксперт в области деловой этики и администрирования процессов документооборота организаций, конфиденциального и секретного делопроизводства

Практикующий преподаватель и разработчик дисциплин учебных курсов по направлению «Экономика», обладатель Почетных грамот Федеральной налоговой службы (ФНС) РФ.

Кандидат психологических наук, доцент

Автор научных публикаций, лекций, курсов и методических разработок. Преподаватель, член Профессиональной психотерапевтической лиги России с 2011 года.

Кандидат экономических наук, доцент по специальности экономика и управление народным хозяйством

Эксперт в области финансового менеджмента.

Преподаватель программ ДПО и ПО бухгалтеров, специалист в области бухгалтерского и финансового учета, сертифицированный специалист «1С: Бухгалтерия 8» «Професси

Сказкотерапевт, ведущий детских и взрослых групп. Психолог-практик, психотерапевт в индивидуальном и семейном консультировании, ведущий тренингов.

Практикующий специалист по бухгалтерскому учету и аудиту, эксперт в области автоматизации бухгалтерского и налогового учета.

Кандидат юридических наук

Эксперт в области гражданского и трудового права

Член экспертной группы по аттестации педагогов образовательных учреждений профессионального образования по направлению «Экономика и управление».

Эксперт в области менеджмента, государственного и муниципального управления.

Дипломированный специалист по направлениям «юриспруденция», «менеджмент», «экономика и управление народным хозяйством», магистр менеджмента.

Предприниматель, бизнес-тренер, коуч. Преподаватель программ ДПО в сфере маркетинга и управления, практикующий специалист-маркетолог.

Преподаватель психологии, эксперт в сфере психологии профессионального здоровья.

Практикующий преподаватель и разработчик дисциплин, модулей по направлению «Экономика», автор более 60 публикаций по вопросам экономики, организации труда.

Кандидат психологических наук, доцент

Кандидат юридических наук, доцент

Эксперт по документационному обеспечению управления.

Кандидат экономических наук

Эксперт в области бухгалтерского и налогового учета, организации и проведения внешнего и внутреннего финансового аудита.

Обучение и развитие персонала в организации

Наличие гибкой обратной связи в корпоративной соцсети позволяет повысить уровень вовлеченности сотрудников в рабочий процесс.

Для укрепления и развития коммуникации внутри компании важно предоставить сотрудникам возможность выражать свои мысли, мнения, идеи. Это достижимо с помощью корпоративной соцсети.

Доступ к актуальной рабочей информации в корпоративной соцсети позволяет создать для сотрудников уникальную базу знаний, способствуя их профессиональному росту.

За счет налаженной обратной связи и возможности обратиться за помощью к коллегам онлайн с помощью корпоративной соцсети решается вопрос адаптации и развития новых сотрудников.

Чтобы обеспечить должный уровень безопасного доступа к данным при обучении сотрудников, можно обратиться к корпоративным соцсетям с комплексной защитой.

В современных условиях профессиональные навыки любого сотрудника могут оказаться недостаточными для выполнения текущих задач компании. Конкурентная рыночная среда постоянно диктует новые требования, поэтому успех бизнеса во многом зависит от возможностей обучения и развития персонала.

Давайте рассмотрим основные принципы, на которых строится работа «кузницы кадров», а затем перейдем к способам их реализации.

Управление развитием персонала организации

Прежде всего, следует разделить понятия обучения и адаптации персонала. Адаптация — процесс, направленный на то, чтобы сотрудник освоил нормы и правила компании в целом и конкретного подразделения в частности. Адаптационный период необходим как новым сотрудникам, так и тем, кто перешел на работу в другой отдел или филиал. Профессиональный уровень сотрудника в начале и конце адаптационного периода остается практически неизменным. Именно поэтому выгоднее повышать профессиональный уровень тех сотрудников, которые уже работают в компании, а не нанимать новых, которым потребуется период адаптации.

Обучение персонала направлено на расширение его профессиональных компетенций. В идеале оно является частью стратегии компании и является плановым: например, при освоении новых рынков сбыта товаров и услуг, техническом перевооружении и модернизации производства, расширении сфер деятельности. Возможны и неожиданные поводы к началу обучения персонала: снижение производственно-финансовых показателей всей компании или ее подразделений, изменения в законодательстве.

За обучение персонала отвечают специалисты HR-отдела, а в крупных компаниях — специалисты учебного отдела. Чтобы правильно организовать обучение, необходимо прежде всего выявить потребность в нем. Для этого могут использоваться, например, следующие методы:

• Аудит личного дела сотрудника. Уточняется, как давно сотрудник получил образование — основное или дополнительное. В некоторых профессиях необходимо повышение квалификации не реже одного раза в 3–5 лет.
• Анализ деятельности сотрудника за время испытательного срока. Помогает понять, следует ли заключать договор на постоянную работу с последующим обучением или отказать сотруднику в работе.
• Сбор заявок на обучение. Заявки могут приниматься от начальников структурных подразделений или самих сотрудников.
• Аттестация сотрудников. Может быть очередной, проводиться после окончания испытательного срока, при продвижении по службе или переводе в другое структурное подразделение. По итогам аттестации для каждого сотрудника специальной комиссией разрабатываются персональные рекомендации по обучению и дальнейшему развитию.

Обучение сотрудников может быть организовано собственными силами компании (внутрифирменное) или отдано на аутсорсинг (внешнее).

• Внутрифирменное. Может быть организовано при наличии отдела обучения и развития персонала или при достаточном количестве авторитетных профессионалов, способных наставлять менее опытных сотрудников и курировать их работу. Плюсом такого подхода является безотрывность от производства, а также строгая привязка к нуждам компании. Обратная сторона внутрифирменного обучения — отсутствие притока свежих идей и методов со стороны.
• Внешнее. Если в компании нет кадровых ресурсов для организации обучения, сотрудников направляют на специализированные курсы или приглашают сторонних преподавателей. Этот подход зачастую более затратен для компании, чем организация внутрифирменного обучения. Кроме того, внешнее обучение носит более общий характер и не учитывает специфику работы конкретной компании.

Выбор той или иной формы обучения или их сочетания зависит от того, какую концепцию обучения сотрудников хочет реализовать руководство, от чего отталкивается и какой стратегической цели хочет достичь.

Например, в компании в целом требуется повысить уровень владения английским языком в связи с выходом на новый рынок. Аттестация выявила, что одним сотрудникам нужно расширить профессиональную лексику, другим ― начать учить язык с нуля, третьим ― улучшить разговорные навыки с применением профессиональной лексики. В первом случае может быть реализована концепция специализированного обучения внутри фирмы. Во втором — концепция обучения, ориентированного на личность (внешнее обучение), в третьем — концепция многопрофильного обучения (внешнее + внутреннее).

Методы обучения персонала

В зависимости от выбранной формы обучения — внешней или внутренней — определяется и метод обучения.

• Инструктаж. Новый сотрудник получает общую информацию о работе: например, о пользовании тем или иным оборудованием, мерах техники безопасности и т.д. Инструктаж, как правило, проходят в той или иной форме все без исключения.
• Ротация. Временный перевод сотрудника в другое подразделение для получения нового опыта или профессиональной квалификации. Пример: работа в одном из наиболее успешных филиалов компании с целью перенять практический опыт и внедрить его впоследствии в своем подразделении.
• Наставничество. Работа под наблюдением более опытного сотрудника. В Великобритании распространена такая форма наставничества, как buddying (от английского buddy — приятель). Она отличается равноправным общением между наставником и его подопечным. Предполагается, что их взаимодействие в равной степени полезно обоим. Наставники выбираются из числа амбициозных сотрудников, которым интересно делиться своим опытом и одновременно двигаться по карьерной лестнице.
• Shadowing. Этот метод используется в компаниях, которые взаимодействуют с университетами и колледжами, отбирая выпускников к себе в штат. Студентам старших курсов предлагается провести один или несколько рабочих дней рядом с работающим специалистом в режиме его «тени». Это простой, недорогой и эффективный метод, позволяющий познакомить студента с профессией в реальных условиях и отсеять тех, кому эта реальность может не понравиться.

• Курсы повышения квалификации или тренинги. Это пассивное обучение, включающее в себя лекции, семинары, разбор кейсов, деловые игры. Может быть дистанционным или модульным. Недостаток — высокие затраты при низкой мотивации обучаемых, которые зачастую воспринимают обучение как формальность.
• Самообучение. В идеале каждый специалист занимается самообучением постоянно: читает специализированную литературу, участвует в вебинарах, общается на профессиональных форумах. Однако на практике этим занимаются далеко не все.
• Конференции. Это мероприятия по обмену опытом и налаживанию деловых связей. Положительно сказываются на имидже компании в целом, упрочняют деловую репутацию участвующих сотрудников.

• Secondment. Разновидность ротации, допускающая обучение сотрудника не только в другом департаменте «родной» фирмы, но и в другой компании. Например, менеджеров компании могут направить в благотворительный фонд, чтобы они переняли отдельные методы проектной работы. В России secondment практически не распространен, а в Европе используется очень активно.

Правильно выбирать и чередовать все эти методы в зависимости от текущей ситуации возможно только при наличии системы развития персонала.

Система развития персонала

Из года в год наращивает и раскрывает профессиональные компетенции сотрудников именно система развития персонала. В ее функции входят:

• Оценка профессионального и личностного уровня сотрудников, определение их потребностей в обучении.
• Мотивирование персонала к обучению.
• Выбор подходов и методов обучения и контроля за усвоением знаний.
• Организация обучающих и контрольных мероприятий.
• Анализ результатов для дальнейшей работы с персоналом.

Следует отметить, что обратная связь от персонала служит улучшению и самой системы развития.

Даже разовое обучение того или иного сотрудника предполагает целый ряд контактов внутри компании, а построение системы развития персонала требует идеально отлаженных коммуникаций между HR-отделом или отделом обучения, руководителями и сотрудниками. Здоровая доверительная обстановка в компании мотивирует персонал на успешное обучение и повышение своего профессионального уровня. Притом важную роль играет то, как и за счет чего реализуется обучение — самые действенные методы совмещают в себе участие разных людей и наличие многофункциональных инструментов.

КСС — универсальный инструмент для обучения и развития персонала

Мы попросили разработчика корпоративной социальной сети (КСС) LOQUI BUSINESS Дмитрия Бенца рассказать о том, какую роль в обучении и развитии персонала могут сыграть внутренние коммуникации, организованные на современном технологическом уровне:

«Функционал корпоративной социальной сети покрывает сразу несколько задач, начиная с адаптации новых сотрудников и заканчивая обучением и развитием персонала. Новички, пришедшие в компанию, могут свободно начать общаться с коллегами через удобный интерфейс, принимать участие в обсуждениях, задавать вопросы, находить нужные контакты, получать все важные уведомления, в том числе на телефон, если у КСС есть мобильное приложение. Это позволяет максимально быстро влиться в коллектив и понять его атмосферу. Через КСС отдел обучения и развития (или HR-отдел) может быстро проводить опросы, организовывать инструктаж, собирать заявки на обучение, находить и назначать наставников, организовывать ротацию. Подписка на RSS-поток сотрудника в корпоративной социальной сети позволяет судить о его рабочей деятельности и выявлять сильные и слабые стороны. Таким образом, корпоративная социальная сеть делает внутренние коммуникации более эффективными и прозрачными, что укрепляет корпоративную культуру в целом. Если говорить о таком методе наставничества, как buddying, КСС идеально способствует его внедрению, так как позволяет поддерживать общение на равных между всеми пользователями. На примере работы сети LOQUI BUSINESS можно с уверенностью утверждать, что корпоративные социальные сети выявляют персональные интересы сотрудников, укрепляют команду, дают обратную связь по актуальным вопросам, создают базу знаний, позволяют быть в курсе всех текущих событий компании».

Построение процесса обучения персонала в рамках общей системы развития персонала

В статье рассмотрено место системы обучения персонала в развитии персонала предприятия в условиях экономических изменений в стране. Предложена схема построения системы обучения персонала и описаны результаты ее внедрения на базе исследования. Обоснована целесообразность ее применения и представлены предложения по оценке эффективности обучения персонала.

The article examines the place of training system in personnel development in terms of economical changes in the country. There is offered a sheme of a training system construction. As well as we consider its use on the base of a special enterprise. The article proves advisability of this scheme use and presents offers regarding estimation of personnel training system efficiency.

Ключевые слова: развитие персонала, обучение персонала, виды и формы обучения персонала, бизнес-процесс обучения персонала, эффективность обучения.

База исследования – управляющая компания (объединение промышленных предприятий), г. Донецка, Украина.

В ситуации острой нехватки оборотных средств на многих предприятиях именно человеческий капитал становится его главным конкурентным преимуществом. На фоне экономического кризиса особенно важными становятся «качественные» характеристики персонала, так как именно высококвалифицированные работники с креативным мышлением могут находить выход из нестандартных ситуаций, которые возникают в связи с рецессией мировой экономики. Основным фактором, который непосредственно влияет на качественные характеристики персонала и стоимость человеческого капитала предприятия в целом является система развития персонала. Эта система является ключевой составляющей управления персоналом в целом и способствует укреплению конкурентных преимуществ предприятия на рынке. Целью развития персонала является формирование и поддержание кадрового потенциала, повышение профессионального мастерства работников, формирование у них современного экономического мышления, умения работать в команде, обеспечение на этой основе высокой производительности труда и эффективного функционирования предприятия в целом.

На нашем предприятии с ухудшением ситуации в стране возник вопрос о построении именно системы развития персонала, так как до этого большая часть направлений развития персонала велись бессистемно: обучение, оценка и даже планирование карьеры проводились эпизодически для конкретных работников. Однако с сокращением возможностей финансирования развития эффективность этих мероприятий вышла на первый план, а оказалась невозможной без четкой «вырисовки» бизнес-процессов и построения комплексной системы развития персонала.

При изучении вопроса развития персонала предприятия во множестве современных источников информации можно растеряться. Авторы и даже школы управления в это слово вкладывают различные значения и подразумевают неоднозначный перечень подсистем, входящих в систему развития персонала [1, 2, 3]. На основании обобщения теоретических исследований отечественных и зарубежных исследователей, опыта ведущих специалистов в области развития персонала и бизнес-процессов нашего предприятия была представлена взаимосвязь развития персонала с другими направлениями работы с персоналом (как показано на рис. 1.).

Стратегия развития персонала основывается на стратегии развития предприятия. Исходя из этого стратегическое управление развитием персонала осуществляет руководитель предприятия, а за разработку политики и тактики развития персонала, а также за воплощение их в жизнь отвечает руководитель службы управления персоналом. Исследуя данный вопрос, можно встретить довольно много значений, которые вкладываются в термин «развитие персонала» [1, 4]. С целью устранения неоднозначности под развитием персонала здесь будет пониматься комплекс мероприятий, охватывающих вопросы:

• профессиональной адаптации;
• оценки кандидатов на вакантную должность;
• текущей периодической оценки персонала;
• внутренней сертификации;
• планирования деловой карьеры и служебно-профессионального продвижения;
• работы с кадровым резервом;
• вопросы организации изобретательской и рационализаторской деятельности на предприятии.

Каждое из указанных направлений заслуживает подробного рассмотрения и изучения. Первоначально на нашем предприятии была построена система оценки персонала, которая уже была рассмотрена в публикациях [5]. Следующей составляющей в построении комплексной системы развития персонала стало построение системы обучения персонала на предприятии.

В современной литературе по управлению персоналом много внимания уделяется различным формам и видам обучения, их эффективности, особенностям взаимодействия провайдеров и заказчиков обучения. Однако судя по количеству вопросов на эту тему на различных HR – форумах, множество аспектов остается еще не выясненными. Достаточно редко представлены конкретные примеры построения системы обучения с подробным анализом роли каждого из участников обучения в этом процессе.

Цель данной статьи – раскрыть суть, принципы и этапы построения системы обучения персоналом одной из важнейших составляющих системы развития персонала, дать практические рекомендации и рассмотреть на примере их внедрения.

В рамках нашего предприятия был проведен анализ организационных потребностей, в результате которого было выяснено, что система обучения персонала должна быть направлена на решение следующих основных задач:

• подготовка персонала к выполнению новых производственных задач;
• систематическое обновление знаний работников;
• повышение профессиональной культуры персонала;
• подготовка сотрудников к карьерному росту.

На предприятии с целью систематизации действий и процедур, направленных на обучение персонала, были разработаны все локальные нормативные документы (Положение об обучении персонала, приказ о его утверждении, планы и программы обучения и т.п.). В положении четко прописаны цели, задачи и направления развития персонала, основные виды обучения, использующиеся на предприятии, порядок взаимодействия структурных подразделений, ответственность, полномочия и обязанности сотрудников при организации обучения персонала.

Важным аспектом в процессе обучения персонала является определение основных его участников. Для построения конкретной системы обучения персонала было принято ниже следующее определение.
Участником процесса обучения персонала является лицо или организованная группа лиц, которые оказывают непосредственное влияние на процесс обучения персонала и отсутствие которых делает невозможным его проведение. С учетом степени ответственности и функциональных обязанностей, в зависимости от их участия в этапах обучения, участники разделены по ниже указанным категориям:

• Руководитель предприятия – это человек из администрации предприятия, который наделен полномочиями утверждать планы и бюджет обучения, имеет информацию о финансовом состоянии предприятия, целях, задачах, планах развития организации в целом.
• Руководитель структурного подразделения – это непосредственный начальник сотрудника, который в первую очередь определяет потребность в обучении и организовывает для этого необходимые мероприятия.
• Служба управления персоналом – группа сотрудников, в обязанности которых входит составление программы и плана обучения персонала, создание новых и подбор уже существующих видов, форм и методов обучения персонала, определение непосредственных исполнителей, форм и вида предоставления результатов. После согласования всех возникающих вопросов, служба управления персоналом делегирует непосредственным исполнителям часть полномочий и информации для проведения и обучения персонала.
• Исполнитель – лицо (организованная группа лиц), которое непосредственно осуществляет процесс обучения отдельного работника (или их группы).
• Обучаемый – сотрудник (группа сотрудников) предприятия, на которого направлены организационно-экономические мероприятия в области обучения, переподготовки и повышения квалификации.

Для обучения персонала на предприятии могут использоваться различные виды и формы, обучения. Прежде чем приниматься за обучение сотрудников, нужно определиться, какие формы и виды обучения будут использоваться на конкретном предприятии. Выбранные нами представлены в табл.1 и 2. При необходимости использования других видов и форм обучения персонала рассматривается возможность и целесообразность их применения.

Таблица 1. Виды обучения персонала

Классификационный признак

Виды обучения в соответствии с классификационным признаком

Управление и обучение персонала — составные части одной системы

Грамотно организованная система управления персоналом помогает достижению бизнес-целей компании. Наилучший результат достигается при одновременном использовании систем обучения и управления персоналом.

В данной статье мы рассмотрим следующие вопросы:

• Внедрение системы управления и обучения персонала
• Диагностика проблем и выявление потребности в обучении
• Управление персоналом через обучение

Внедрение системы обучения персонала и актуальность обучения персонала

Обучение персонала в той или иной его форме есть, пожалуй, в каждой компании: либо во время стажировки под наблюдением кого-то более опытного, либо еще каким-то путем, новые сотрудники необходимые знания как-то получают. Проблема в том, что часто это делается «как-то» и «кем-то», хаотично, формально, а потому крайне неэффективно. Система обучения персонала тем и отличается – она систематизирует этот процесс, повышая его эффективность.

По данным Института статистических исследований и экономики знаний, на обучение сотрудников средства выделяют примерно в 63% крупных российских компаний. Это в среднем по рынку. По отраслям цифры следующие: промышленность – 78%, строительство – 67%, транспорт и связь – 74%, торговля – 53%. В остальных компаниях развитием персонала либо не занимаются, либо выделяют для этого незначительный бюджет.

Диагностика проблем и выявление потребности в обучении

Внедрение системы обучения персонала правильнее всего начинать с диагностики – перед тем, как менять процесс обучения, нужно понять что именно в текущем положении вещей в первую нуждается в исправлении. Диагностика обычно проводится в виде опроса руководителей подразделений. В опрос включают ряд вопросов вроде:

• Чему и как обучают сотрудников?
• Кто за это несет ответственность?
• Насколько полученные знания востребованы и актуальны?
• Как проверяется усвоение полученных знаний и эффективность обучения?
• Оправдываются ли ресурсы (деньги, время, нервы), затраченные на обучение?

После этого в каждом из подразделений определяются потребности в обучении. Если это делается с помощью опроса, то к участию в нем полезно привлечь не только руководителей подразделений, но и менеджеров среднего звена или даже рядовых сотрудников. Главные вопросы, на которые нужно получить ответы на этом этапе:

• Кого обучать? Обучение необходимо только для новых сотрудников или предполагается проводить его и для опытных специалистов? Для какой категории сотрудников требуется регулярное обучение? Какова численность этой категории (в том числе в региональных офисах)?
• Чему обучать? Что входит в базовый набор знаний, необходимых новому сотруднику? Какие знания, умения, навыки необходимы сотрудникам, чтобы увеличилась эффективность их труда?
• Как обучать? Можно ли потребность в обучении удовлетворить внутренними ресурсами или нужно привлекать сторонних специалистов? В каком формате лучше всего проводить обучение? Как организовать обучение сотрудников в отдаленных регионах? Какие знания можно передать с помощью дистанционных форм обучения?
• Как часто обучать? Необходимо регулярное обучение или периодическое, например, в случае изменений в рабочих процессах? Если второе, то как часто случаются такие изменения? В каких еще ситуациях требуется обучение сотрудников?
• Как оценивать результат? Как измерять эффективность обучения? Какие результаты будут считаться приемлемыми? Что будет считаться успешным достижением цели обучения?

Концепция системы обучения персонала

То, насколько работоспособной будет принятая концепция, во многом зависит от того, насколько детально и глубоко были проведена описанная выше диагностика проблем и выявление потребностей в обучении. Полученные в ходе них результаты, ложатся в основу концепции системы обучения персонала. Главные ее составляющие:

1. Четко обозначенные цели и задачи. Важно, чтобы они в конечном итоге содействовали бизнес-целям компании и персональным целям сотрудников (в профессиональной сфере).
2. Структура системы обучения и ее место в системе управления персоналом. Обычно обучением занимается один из отделов HR-департамента, реже – самостоятельное подразделение.
3. Связь обучения с другими бизнес-процессами. В большинстве компаний это: подбор и адаптация персонала, аттестация сотрудников, формирование кадрового резерва и т.п.
4. Лица, ответственные за процесс обучения и его результаты. Система работает намного эффективнее, если ответственность лежит не только на учебном центре, но и на обучающихся сотрудниках и их прямых руководителях.
5. Категории сотрудников, которых планируется обучать. Например, менеджеры среднего звена и сотрудники фронт-офиса, или же только стажеры на массовых позициях.
6. Внутренняя нормативная документация, регламентирующая процесс обучения. Основной документ – это «Положение об обучении». Кроме того, с внедрением системы обучения, потребуется внести изменения в действующие Положения, где описаны смежные процессы.
7. Методы и формы обучения, а также способы оценки их эффективности. Это могут быть тренинги, мастер-классы, электронные курсы и т.д. Для оценки их эффективности применяют тестирование, анкеты обратной связи и др.
8. Схема разработки и утверждения учебных материалов. Распространенная схема: «определение потребности в обучении для сотрудников подразделения → разработка учебного курса методистом учебного центра → согласование курса с экспертами подразделения-заказчика → утверждение курса руководителем подразделения-заказчика».
9. План работ на год, график проведения обучающих мероприятий. В зависимости от имеющихся потребностей в обучении, это могут быть ежемесячные или ежеквартальные мероприятия для определенных категорий сотрудников.
10. Бюджет и методика его расчета. В бюджет обычно закладывают: зарплатный фонд сотрудников учебного центра, командировочные расходы, расходы на заказ тренингов у сторонних организаций, закуп оборудования, покупку или аренду ПО.

Важный момент: современная система обучения персонала предполагает широкое использование передовых технологий и программных продуктов, которые незаменимы для выполнения рутинных и трудоемких операций, таких как массовое тестирование, создание аналитических отчетов, рассылка уведомлений и т.п. Подобные задачи нецелесообразно решать с помощью человеческих ресурсов. Поэтому при внедрении системы обучения нужно всерьез рассмотреть вопрос передачи части функций системе дистанционного обучения (СДО). Схема «очное обучение + СДО» в разы эффективнее традиционного подхода. Более того, использование такой многофункциональной системы, как Teachbase позволит еще и сократить расходы на обучение, повысить его результативность, обеспечить доступ к учебным материалам для всех сотрудников в удобном для них месте и в любое время. Подробнее о Teachbase.

Управление через обучение

Обучение способно оказать неоценимую помощь руководству компании в управлении персоналом. В качестве примера можно привести такую функцию системы обучения, как проведение аттестаций. Оценка компетенций – неотъемлемая часть грамотной кадровой политики, направленной на развитие и мотивацию сотрудников. Выявленные с помощью аттестации проблемы в уровне профессиональных навыков – сигнал для руководства о необходимости административных мер, кадровых перестановок, депремирования и т.п. И наоборот – аттестация может стать действенным инструментом формирования кадрового резерва, когда возможности для карьерного роста перспективных сотрудников определяются их успехами в обучении.

Обучение также можно рассматривать как инструмент мотивации сотрудников ( детальнее об этом), при условии, что оно воспринимается коллективом как нечто ценное и полезное. Добиться этого можно в случае, если персонал отчетливо видит связь между профессиональным развитием и карьерным ростом (или ростом зарплаты). В компаниях, где в системе управления персоналом учитывается уровень квалификации, сотрудники гораздо охотнее участвуют в обучающих мероприятиях, потому что видят в них возможность получения знаний и навыков, которые будут содействовать их продвижению по службе. К сожалению, таких компаний немного.

Согласно отчету Института статистических исследований и экономики знаний, лишь в 21% крупных российских компаний случается переход на другую должность сотрудника, прошедшего курс повышения квалификации и подтвердившего свой уровень на аттестации. В 41% компаний такое наблюдается иногда, в 33% – редко.

Система обучения выполняет в организации еще одну функцию, которая делает ее незаменимой составляющей процесса управления персоналом – это аккумулирование знаний и опыта сотрудников, для передачи их новичкам. Преемственность крайне важна для стабильного развития компании. Каким бы эффективным ни было управление персоналом, от него будет мало пользы, если вдруг выяснится, что недавно уволившийся специалист был единственным носителем ценного опыта и практических знаний. Чтобы минимизировать потери от «утечки мозгов», дальновидные компании заботятся о передаче навыков от лучших сотрудников – начинающим. Форматы при этом могут быть различными: мастер-классы, корпоративные книги продаж, авторские инструкции и т.п. В системе дистанционного обучения Teachbase роль такого хранилища данных играет Библиотека – корпоративный кладезь знаний.

Другая сфера, где пересекаются обучение и управление персоналом – это развитие менеджерских навыков руководящего состава компании.

Институт статистических исследований и экономики знаний: около 90% руководителей высшего звена в крупных компаниях России имеют высшее образование, у почти 20% их два. При этом примерно 50% опрошенных в ходе исследования ТОП-менеджеров заявили, что осознают потребность в дополнительных знаниях, необходимых для выполнения своих обязанностей.

Обучение ТОП-менеджмента компании – дело затратное, но при правильном подходе, вложения окупаются: качество управления персоналом повышается, уровень ошибок в стратегических вопросах снижается, эффективность работы подчиненных растет. Тренинги для руководителей подразделений обычно проводят приглашенные специалисты высокого уровня. Подразделение, ответственное за обучение, в этом случае ответственно за поиск предложений от тренинговых центров и организацию мероприятия. Чтобы дорогостоящий тренинг не стал бесцельной растратой средств, с его участниками заключают договор, который обязывает сотрудника отработать определенное количество времени после обучения или выплатить стоимость своего участия в тренинге в случае, если увольнение наступит раньше обозначенной даты.

Заключение

Правильно выстроенный процесс обучения сотрудников естественным образом вписывается в систему управления персоналом: если система обучения персонала ориентирована на развитие тех навыков, которые повышают эффективность труда, она прямо или косвенно содействует достижению бизнес-целей компании и профессиональных целей сотрудников.