Access видео уроки

Начало работы с запросами

В этом курсе:

С помощью запросов вы можете получать ответы на различные вопросы, как связанные с бизнесом, так и нет, а также легко вносить массовые изменения в базу данных или удалять из нее информацию.

Что такое запросы?

Запросы Access похожи на вопросы, которые вы задаете для поиска необходимой (в том числе узкоспециализированной) информации в своей базе данных.

В запросах может использоваться информация как из одной таблицы, так и из нескольких. Например, вам может требоваться просто найти номер телефона контакта. Для этого можно использовать простой запрос поля с номером телефона определенного человека, указанного в таблице с контактами. Вы также можете объединять данные из нескольких таблиц. Например, чтобы узнать заказ клиента, вы можете использовать сведения о клиенте из одной таблицы, а информацию о заказе — из другой.

Запросы Access считаются объектами баз данных. В них не хранятся данные. Вместо этого при помощи запросов отображаются данные из таблиц, чтобы вы могли с ними работать. В запросах могут отображаться данные из одной или нескольких таблиц, а также из других запросов. Кроме того, возможно сочетание этих вариантов. Примеры использования запросов:

Просмотр данных с помощью запроса на выборку. Поиск и просмотр информации из одной или нескольких таблиц по указанным условиям, а также выбор подходящих значений. Например, вы можете найти все продукты компании Tailspin Toys.

Указание условий и мгновенный поиск. Вы можете создавать повторно используемые запросы, в которые каждый раз будете вводить новые условия поиска. Например, можно создать запрос, в который потребуется вводить имя поставщика для поиска его продуктов.

Обновление или добавление данных с помощью запроса. Вы можете запросить данные, а затем использовать результаты для автоматического ввода или обновления информации. Например, если компания Tailspin Toys добавит аббревиатуру «TT» перед названиями всех своих продуктов, с помощью запроса на обновление можно найти все ее продукты и добавить перед их названиями буквы «TT».

Удаление данных с помощью запроса. Вы можете искать данные или записи, а затем удалять их. Например, если компания Tailspin Toys закроется и ее продукты станут недоступны, найдите их и автоматически удалите из соответствующих таблиц.

Чтобы создать запрос на выборку, в котором информация будет отображаться в режиме таблицы, воспользуйтесь мастером запросов.

Примечание: В этом мастере недоступны некоторые элементы. При необходимости вы можете изменить созданный запрос в режиме конструктора.

Примечание: Перед созданием запроса следует создать связи между таблицами в базе данных, поскольку они будут использоваться при запросе сведений. Дополнительные сведения см. в статье Начало работы со связями между таблицами и соответствующих модулях данного курса.

На вкладке Создание нажмите кнопку Мастер запросов.

Выберите пункт Простой запрос и нажмите кнопку ОК.

Выберите таблицу или запрос с полем, а затем добавьте поле в список Выбранные поля. Когда добавите все нужные поля, нажмите кнопку Далее.

Вы можете добавить любое число полей из всех нужных таблиц.

Если вы добавили числовое поле

При добавлении числового поля вам потребуется выбрать, что именно вернет запрос: подробности или итоговые данные. Выполните одно из указанных ниже действий.

Если вы хотите просмотреть отдельные записи, выберите пункт подробный и нажмите кнопку Далее. Перейдите к действию 4.

Если вы хотите просмотреть итоговые числовые данные, например средние значения, выберите пункт итоговый и нажмите кнопку Итоги. Укажите необходимые поля и типы итоговых данных. В списке будут доступны только числовые поля. Для каждого числового поля выберите необходимую функцию:

Sum — запрос вернет сумму всех значений, указанных в поле.

Avg — запрос вернет среднее значение поля.

Min — запрос вернет минимальное значение, указанное в поле.

Max — запрос вернет максимальное значение, указанное в поле.

Если вы хотите, чтобы в результатах запроса отобразилось число записей в источнике данных, установите для этой таблицы флажок Подсчет числа записей в (название таблицы).

Если вы добавили поле со значениями даты или времени

Вам потребуется выбрать способ группировки значений даты. Таким образом, если вы добавили в запрос числовое поле, например с ценами, а также поле со значениями даты или времени, например с временем транзакций, а затем в диалоговом окне Итоги указали, что хотите выводить среднее значение цены, вы сможете вычислить итоги для каждого уникального значения даты и времени либо для каждого дня, месяца, квартала или года.

Выберите временной период, который хотите использовать для группировки значений даты и времени, а затем нажмите кнопку Далее.

Примечание: В режиме конструктора у вас будет больше вариантов группировки значений даты и времени.

Укажите имя запроса.

Укажите, хотите вы открыть запрос (в режиме таблицы) или изменить его (в режиме конструктора). Нажмите кнопку Готово.

Вам нужны дополнительные возможности?

После того как в базе данных Access появились таблицы и связи, можно приступать к составлению запросов — важных компонентов любой базы.

В этом видео мы расскажем об основах создания и выполнения запросов и вкратце рассмотрим их основные типы. Вы узнаете, как создать запрос с помощью мастера и изменить его в конструкторе запросов.

Читать еще: Бесплатные видео уроки английского языка

Запросы — это в буквальном смысле обращение к данным за нужной информацией. Фактически мы задаем вопрос, чтобы получить необходимые сведения.

Например: «Сколько заказов разместила компания TailSpin Toys в прошлом месяце?»

Вопрос предполагает, что нам понадобится таблица «Заказы», в которой мы выберем необходимые поля, составим запрос и выполним его.

Этот основной порядок действий используется для большинства запросов. Вы задаете вопрос, а затем выбираете источник данных — таблицы или даже результаты других запросов, которые содержат необходимую информацию.

Вы выбираете поля, которые отобразятся в результатах (они еще называются набором данных), и задаете дополнительные условия.

В этом примере условия запроса сортируют результаты по компании TailSpin Toys за май.

С помощью запросов можно не только получать необходимые сведения. Запросы — один из самых многофункциональных и удобных инструментов в базе данных, потому что с их помощью можно сделать очень много.

Например, используя запросы, можно подготовить информацию для форм и отчетов или внести в нее изменения в пакетном режиме.

В любой базе данных можно составлять запросы нескольких типов. Перейдем к практике. Откройте вкладку Создание, а затем нажмите кнопку Конструктор запросов.

Пока что мы закроем диалоговое окно Добавление таблицы.

Здесь указаны доступные типы запросов.

Запрос на выборку используется чаще всего. Он позволяет извлечь из данных нужные сведения.

С помощью запроса на создание таблицы можно выбрать записи из существующей таблицы и сохранить их как новый файл. Например, это удобно, если вы импортируете большой файл Excel и хотите разбить информацию на отдельные таблицы.

Следующие три запроса применяются к уже существующим данным.

Запрос на добавление дополняет данными существующие таблицы,

запрос на обновление изменяет существующие данные,

а запрос на удаление удаляет их.

Перекрестный запрос используется, когда необходимо отобразить сводные данные, например средние значения или суммы.

Например, с его помощью можно отсортировать продажи по региону.

Вот как выглядит перекрестный запрос в конструкторе.

А вот что получается в результате. Мы видим, что этот запрос возвращает данные о продажах в каждом квартале.

С помощью запроса на объединение можно объединить несколько запросов на выборку в один. Это полезно, когда нужно отобразить данные из несвязанных источников.

С помощью запроса к серверу можно подключиться к большой базе данных, например Microsoft SQL Server, и обрабатывать в ней запросы.

При этом Access становится внешним интерфейсом, т. е. набором инструментов для управления большой базой данных.

Наконец, с помощью запроса определения данных можно создавать и изменять таблицы и индексы. Надо заметить, что в Access есть столько разных возможностей для их создания и изменения, что запросы этого типа, скорее всего, вам никогда не понадобятся.

Теперь давайте создадим запрос на выборку, так как его вы будете использовать чаще всего.

Для этого откроем вкладку Создание и нажмем кнопку Мастер запросов.

Если вы не составляли запросы раньше, этот пример поможет вам во всем разобраться.

Выберите Простой запрос и нажмите кнопку ОК.

Выберите таблицу Номера телефонов, а затем — поля Клиент и Номер телефона.

Нажмите кнопку Далее.

Если хотите, имя запроса можно изменить.

Затем выберите этот элемент, чтобы отобразить результат,

и нажмите кнопку Готово.

Вот что у нас получилось.

Возможно, на данном этапе у вас возник ряд вопросов, например «Какой запрос мы только что создали?»

или «Как узнать, куда мы звоним: на рабочий телефон или факс?»

На них можно ответить, добавив к запросу дополнительные данные.

Чтобы изменить запрос, откроем конструктор. На вкладке Главная нажмите кнопку Режим и выберите Конструктор.

В конструкторе запросов отображается источник данных. В нашем случае — таблица, но это может быть и другой запрос. Вы также видите поля, используемые в запросе.

На ленте отображается ТИП запроса. В этом случае видно, что у нас запрос на выборку.

Чтобы добавить поле Тип и сделать список телефонов понятнее, просто перетащите его.

Чтобы увидеть результаты, на вкладке Конструктор нажмите кнопку «Выполнить».

Несмотря на то что составлять запросы с помощью мастера удобно и просто, его функционал ограничен. Например, используя мастер запросов, невозможно добавить формулы.

Поэтому в ситуации, когда вам необходимы дополнительные возможности или вы хотите внести некоторые изменения, используйте конструктор запросов.

Итак, вы узнали, как создавать и выполнять запросы, используя мастер и конструктор запросов. Запросы помогают анализировать данные и получать необходимые сведения.

База данных Microsoft Access и как с ними работать

Для большинства людей, работающих в офисах, база данных Microsoft Access просто необходима. В статье разберем создание базы данных microsoft Access и установку самой программы на компьютер. Научимся строить отчеты, запросы и формы Microsoft Access

Что такое Microsoft Access?

Microsoft Access — многофункциональный редактор баз данных, который нужен пользователям для получения широких возможностей в создании новых, и форматировании готовых баз.

Он помогает достаточно быстро обрабатывать и систематизировать большой объём данных. Удобный и понятный интерфейс базы данных Microsoft Access, наличие возможности экспорта файлов из других программ и конструктора форм, делают этот софт уникальным.

Установка Microsoft Access

Установка аксесс на компьютер начинается с того, что установочный файл софта необходимо предварительно загрузить с официального сайта майкрософт . Здесь на выбор представлены различные версии разных годов. Самое оптимальное — выбирать версии, которые были выпущены позже всего, т.к. поддержка программ разработчиком будет длиться максимально долгое время. К тому же, актуальные ревизии софта содержат большое количество новых возможностей. Например: поддержка больших чисел, использование типа данных bigint и другие.

Читать еще: Premiere pro уроки

После загрузки установщика запускаем и следуем инструкциям на экране. Даже для начинающего пользователя ПК установка и первоначальная настройка приложения не вызовет особых трудностей. Запускаем Microsoft Access, на экране отобразится стартовое окно приложения.

Создание базы данных Microsoft Access

Работавшие в описываемом софте юзеры знают, что перед началом работы в майкрософт аксесс нужно сделать чистый файл базы, или, открыть уже существующий.

После открытия аксесс найдите в основном меню и нажмите кнопку “Файл”, в нём отыщите пункт “Создать”. После создания нового документа перед вами откроется пустая таблица. Для оптимально простого создания базы, пользователю на выбор даются готовые макеты, использование которых позволяет создать базу, заранее направленную на определенную задачу. Данная функция помогает вам моментально начать работать с таблицей, не настраивая форму вручную.

Начало работы с таблицей

При начале работы с новой базой данных, ее нужно наполнить информацией:

Таблица майкрософтаксес с идентична по строению с другой программой этой же корпорации — Excel , соответственно, можно взять готовые материалы из другого табличного редактора;
Еще одним способом заполнения сведениями можно считать формы. Это что-то схожее с таблицами, но в тоже время обеспечивают более наглядный показ материалов;
Нужные данные могут отображаться посредством отчетов. Они помогут вам получить нужную информацию и статистику. Отчеты очень гибкие в настройки и могут выводить почти любую интересующую информацию.
Сортировка данных в таблице Access выполняется при помощи запросов. При их помощи, можно постараться получить нужные данные из нескольких таблиц.

Наполнение таблицы информацией

При открытии новый базы данных, единственным, что будет на экране — пустая таблица. Для заполнения ячеек данными необходимо для начала переименовать строки и столбцы, для чего необходимо нажать правой кнопкой мыши и выбрать пункт “переименовать”.

Также, в случае, если большинство сведений расположено в другой программе, Microsoft Access предлагает функцию импортирования сведений.

Все функции, связанные с импортом вынесены в графу “Внешние данные”. Находим пункт “Импорт и связи”. Здесь перечислены форматы, с которыми Access “умеет работать”. Такие, как страницы из интернета, письма из почтовых программ, таблицы из табличного редактора Excel, другие базы аксесс , текстовые документы. Выбрав соответствующий формат сведений, через открывшееся меню проводника указываем путь к расположению файла. В процессе импортирования файла будут представлены различные способы конфигурации, разобраться в которых не составляет труда.

Создание запросов и их виды

Запрос — функция Access, которая позволяет редактировать или вносить информацию в базу данных. Запросы делятся на 2 типа:

Выборочный запрос. В данном случае приложение самостоятельно находит нужную информацию и проводит по ней соответствующие расчеты;
Запрос действия. Позволяет добавить или удалить информацию из базы данных.

Создать запросы можно, воспользовавшись встроенным помощником “Мастер запросов”. Вызвать меню по его настройке можно, найдя нужную кнопку в графе основного меню “Создание”.

Способов для использования запросов — тысячи, поэтому перечислять их не имеет смысла, главное понимать, что это — один из самых приятных и удобных для пользователя способов использования информации в редакторе.

Формы Microsoft Access

Употребление пользователем форм открывает возможность получить сведения из каждого поля и перемещаться между уже готовыми записями. При введении большого массива сведений, использование форм позволяет сильно облегчить работу с данными.

Также как и прошлом пункте, в графе “Создание” найдите кнопку “Форма”. При этом, отобразится стандартная форма таблиц. Появившиеся поля можно полностью изменять. В случае наличия в редактируемой таблице тех или иных взаимосвязей, их можно создать, удалить или исправить прямо здесь. Внизу меню настроек есть стрелки, с помощью которых можно управлять отображением столбцов таблицы. Они позволяют перемещаться по каждому столбцу, или же моментально открыть последнюю или начальную страницу.

Отчеты Microsoft Access

Отчеты — многофункциональный способ получения со всех возможных источников таблицы. Конфигурация отчетов настолько многогранна, что получить сведения возможно почти любые, зависит это лишь от количества введенной в базу.

Microsoft Access предоставляет для применения несколько типов отчетов:

Отчет — аксесс создаст автоматически отчет, собрав всю имеющуюся информацию;
Пустой отчет — чистая форма, для заполнения которой вам нужно будет выбрать одно из необходимых для заполнения полей;
Мастер отчетов — удобный инструмент для создания отчетов и форматирования полученных материалов.

Преимуществом пустого отчета является то, что пользователь самостоятельно имеет возможность добавить, удалить и настроить поля, а также заполнить их так, как будет удобно.