Программирование в word

Практические примеры программирования для MS Word

12.1. Групповая обработка файлов

12.1.1. Условие

Предположим, у вас есть несколько сотен файлов в формате .docx и . docm . Например, с ними вы работали дома. Очевидно, что дома у вас установлен Office 2007. И вот, приходит время перенести эти материалы на рабочий компьютер. Вы обнаруживаете, что MS Office на рабочем месте так и не обновили, а на вопросы об обновлении отвечают неопределенно. К тому же, некоторые из ваших документов предназначаются для других пользователей с устаревшими версиями Office — поэтому локальная самостоятельная установка конвертера на вашем ПК проблему не решает. А раз так — у вас есть два пути. Первый — заниматься конверсией файлов в формат .doc вручную, и второй — поручить это дело Microsoft Word.

12.1.2. Решение

Добавим в Microsoft Word кнопку, обработчик нажатия которой содержит следующий код (листинг 12.1)

Как видите, алгоритм работы программы выглядит так:

• Найти файл
• Открыть его
• Сохранить в новом формате
• Закрыть

Эти шаги повторяются для каждого из файлов. Конструкции, использованные при решении этой задачи, мы рассматривали выше, поэтому у вас не должно возникнуть сложностей при разборе кода. Обратите внимание на то, что директории, пути к которым использованы в программе, должны быть созданы до ее запуска.

Вы можете доработать эту программу. Например, добавить сюда обработчик ошибок, дать пользователю возможность выбирать места для поиска исходных файлов и сохранения новых и т.д. Когда файл открыт, вы можете обрабатывать его любыми средствами Microsoft Word, то есть эта программа может послужить основой для множества программ, направленных на групповую работу с файлами.

12.2. Копирование материалов нескольких документов в один

12.2.1. Условие

Предположим, у вас есть несколько документов, материалы которых вы хотели бы скопировать в новый документ. Ядром этой задачи можно сделать описанную выше программу для конверсии файлов. Но здесь мы поступим по-другому. Предположим, что вы открыли все эти файлы и хотите быстро сбросить их содержимое в новый файл.

12.2.2. Решение

Для решения этой задачи напишем макрос, который должен храниться в глобальном шаблоне. При запуске макроса будет создаваться новый документ, в который будут скопированы материалы всех остальных открытых документов. Эту операцию можно реализовать множеством способов, мы избрали копирование материалов через буфер обмена Windows (листинг 12.2.)

Здесь мы создаем новый документ, в который копируем содержимое остальных открытых документов. Цикл обхода всех объектов коллекции Documents , то есть открытых документов, позволяет получить доступ к каждому открытому документу. Однако, здесь не обойтись без проверки — мы должны обработать все открытые документы кроме того, в который копируем данные. Для этого прежде чем начать обработку, сравниваем имя целевого и текущего документа.

12.3. Разбиение одного документа на несколько

12.3.1. Условие

Задача, противоположная предыдущей. Один открытый документ нужно разбить на несколько, руководствуясь каким-либо признаком, после чего сохранить все документы, дав им соответствующие имена, в папку, заданную пользователем.

Разобъем активный документ на части, по 10 абзацев каждая, и сохраним каждую из частей в отдельном документе с именем такого вида:

12.3.2. Решение

Напишем макрос (листинг 12.3.), который имеет смысл хранить в глобальном шаблоне. Этот макрос будет работать с активным документом.

Здесь мы работаем с исходным документом, поабзацно копируя его содержимое в новый документ. В программе использована пара переменных-счетчиков. Одна служит для подсчета количества обработанных абзацев — она используется как индикатор для сохранения или создания очередного файла, а вторая выступает счетчиком номеров созданных файлов и участвует в создании имени файла.

Автоматизация обработки текстовых документов с помощью Microsoft Word API

Значительная часть текстовых документов сегодня создаётся и редактируется в программе Microsoft Word. Наличие этой программы практически на каждом компьютере даёт возможность автоматизировать печать, обработку и экспорт текстовых документов в PDF, используя API Microsoft Word.

В этой статье я расскажу, как автоматизировать печать текстовых документов и конвертирование документов в формат PDF.

Пример исходного кода для печати текстового документа, написанный на языке Microsoft Visual Basic.NET, выглядит так:

Этот код выглядит очень просто. Но для автоматизации печати списка документов следует учесть ряд нюансов:

1. Людям нужна возможность задавать имя используемого принтера
2. Нужно заставить программу Word работать в невидимом режиме, а не появляться на экране при обработке каждого документа
3. Нужно отключить все информационные сообщения и запросы на подтверждение операций с документами
4. Нужно отключить добавление обработанных в автоматическом режиме файлов в список «Recent files».

Доработанный вариант нашей программы будет выглядеть так:

Я считаю, что этого кода вполне достаточно, что бы сдать зачёт по программированию в университете. Но до внедрения его в коммерческое приложение следует решить еще несколько вопросов.

1. Этот код не будет работать, если входной файл имеет атрибут «Read only».
2. Производительность вашей программы можно увеличить в несколько раз, если открывать и закрывать только документы, а приложение Microsoft Word оставлять открытым.
3. Многим пользователям нужна возможность печати только заданного диапазона страниц, а не всего документа целиком, а так же возможность напечатать несколько копий документа.
4. Этот код не будет работать, если ваша программа запущена из Windows Tasks Scheduler или от имени Windows Service.

В этой статье я не стану рассказывать о том, как решить эти четыре задачи, что бы не делать жизнь моих читателей слишком скучной. Скажу лишь, что в программах Print Conductor, FolderMill и 2Printer они были мной успешно решены.

Для конвертирования документа в PDF нужно заменить функцию PrintOut на ExportAsFixedFormat. После этого наш код будет выглядеть так:

Этот пример будет работать, если на вашем компьютере Microsoft Word 2007 SP2 или его более новая версия.

Функция ExportAsFixedFormat не будет работать, если на компьютере не установлено ни одного принтера. Либо если один из установленных принтеров не назначен в качестве system default printer.

Код экспорта документов в PDF можно улучшить, реализовав возможность экспорта части страниц документа, а так же возможность экспорта документов в PDF/A. Обе эти возможности компания Microsoft реализовала в функции ExportAsFixedFormat.

Примеры коммерческих приложений, использующих этот код для конвертирования документов в PDF: DocuFreezer и FolderMill.

10. Программирование в Word

Создание приложений VBA в Word, типичные ситуации

Word — старейшее и самое популярное приложение, входящее в состав Microsoft Office. В большинстве организаций пользователи готовят документы именно в Word.

С точки зрения программирования Word — это прежде всего средство для изготовления отчетов к базам данных. При этом отчет — это любой документ, который формируется на основе информации из базы данных, например, договор, акт приемки-передачи, приходный кассовый ордер, объявление на взнос наличными, распоряжение в бухгалтерию, накладная и т.п. Конечно же, к отчетам, которые можно формировать в Word, относятся и документы со сводными данными — отчеты за период, ведомости и т.п.

Автору приходилось создавать приложения с отчетами, разработанными в самых разных программных продуктах — Microsoft Access, Crystal Reports, Microsoft Reporting Services и т.п. Если ваше приложение генерирует отчеты к базам данных в Microsoft Word, то, скорее всего, такие отчеты будут не самыми быстрыми с точки зрения их формирования и не самыми простыми с точки зрения программирования. Зато совершенно точно они будут самыми дружелюбными по отношению к конечному пользователю. Почему?

Очень часто на предприятии возникает необходимость исправить в форме отчета всего пару строк — например, вместо «Директор» поставить «И.О. Директора». Если отчет создан в Crystal Reports или Microsoft Reporting Services, придется срочно обращаться к разработчику. А через какое-то время И.О. утвердят в должности директора, и разработчику придется править отчет снова.

Если же отчет изначально создается в документе Word, то пользователь всегда может сам внести в созданный документ необходимые изменения — подавляющее большинство пользователей на предприятии умеют работать в Word. Срочно разыскивать разработчика уже не нужно.

У изготовления отчетов в Word есть и другие преимущества. Как правило, при изготовлении отчетов в Word значения из базы данных подставляются в шаблон отчета, который хранится в базе данных или файловой системе (в файле *.dot). Если формат отчета сложный, с большим количеством специфического оформления (пример — объявление на взнос наличными), то намного проще подготовить его шаблон в Word, чем, к примеру, в Crystal Reports или Reporting Services.

Еще одно программное применение Word — работа с разными форматами документов. Word умеет работать с документами самых разных форматов. Эти его возможности вполне можно применить для массовой обработки документов.

Случай из практики: в каталоге на диске у нас собралось несколько сотен «разнокалиберных» документов разных пользователей. Часть из них создана в Word разных версий, часть — просто текстовые файлы, некоторые документы в — форматах HTML, XML или EML (сообщения электронной почты). На предприятии внедрена система документооборота на основе SharePoint Portal Server и нам необходимо привести все эти документы к единому формату (Word 2003) и загрузить их на SharePoint Portal Server. Конечно же, без автоматизации в такой ситуации возиться придется очень долго.

Третье программное применение Word — форматирование документов, например, программное применение стилей, поиск и замена участков текста сразу во многих документах, работа со структурой документа и т.п. Обычно такие задачи ставятся в издательствах, например, при подготовке рукописей.

Программирование на VBA в Word

Форматирование документа

Наиболее важной особенностью работы на VBA в Word является вставка текста в документ при работе с приложениями. Для этого служат объекты Range и Selection, которые являются главными для практически любых операций, которые можно выполнять с помощью Word VBA. Некоторые из этих действий можно применять к документам в целом, но в общем случае вам необходим диапазон или выделенная область, прежде чем вносить изменения. Мы, однако, рассмотрим действия с документом при его создании.

Открытый документ Word уже содержит объекты Range, соответствующие многим его элементам. Каждый абзац, таблица, ячейка таблицы, комментарий и т. д. определяют диапазоны. Например, для того чтобы вставить некоторый текст в уже существующий документ, необходимо прописать код:

Причем данная строка будет расположена в конце существующего параграфа. С другой стороны, используя объект Selection, можно также вставить некоторый текст в документ, используя метод Add и присвоение свойства Text объекту Selection:

If Documents.Count = 0 Then Documents.Add
Selection.Text = «Изучение работы с текстом в документе Word является важной составной частью умения программировать в VBA, « + TextBox1.Text +», и отвечает запросам всех программистов!»

В результате выполнения данного программного кода в документе Word будет выведена строка: “Изучение работы с текстом в документе Word является важной составной частью умения программировать в VBA, Светлана, и отвечает запросам всех программистов!”.

Описание процедур

Private Sub CommandButton1_Click()
If Documents.Count = 0 Then Documents.Add
Selection.Text = «При прохождении тока напряжением в » + TextBox1.Text + «вольт попроводнику длиной » + TextBox4.Text + » метров, сечением » + TextBox3.Text + «кв. мм и удельным сопротивлением » + TextBox5.Text + » Ом*мм^2/м за » + TextBox2.Text + » секунд выделится » + TextBox6.Text + « джоулей теплоты»
Selection.Collapse direction:=wdCollapseEnd
End Sub

Private Sub CommandButton2_Click()
Unload Me
End Sub

Private Sub scet()
If IsNumeric(TextBox1.Text) = True And
IsNumeric(TextBox2.Text) = True And
IsNumeric(TextBox3.Text) = True And
IsNumeric(TextBox4.Text) = True And
IsNumeric(TextBox5.Text) = True And Not Val(TextBox4.Text) = 0 And Not Val(TextBox5.Text) = 0 Then rez = ((Val(TextBox1.Text) ^ 2) * Val(TextBox2.Text) * Val(TextBox3.Text)) / (Val(TextBox4.Text) * Val(TextBox5.Text))
TextBox6.Text = Str$(rez)
CommandButton1.Enabled = True
Else
TextBox6.Text = «»
CommandButton1.Enabled = False
End If
End Sub

При работе с текстом на рабочем листе Word необходимо знать следующие коды:

определение цвета
Selection.Font.Color =
wdColorRed – красный
wdColorDarkRed – бордовый
wdColorDarkTeal – бирюзовый
wdColorBlue – синий
wdColorGreen – зеленый
wdColorBlack – черный
wdColorOrange – оранжевый

определение жирности
Selection.Font.Bold =
wdToggle – жирность

определение начертания
Selection.Font.Italic=
wdToggle – курсив

определение выравнивания
Selection.ParagraphFormat.Alignment=
wdAlignParagraphRight – выравнивание по правому краю
wdAlignParagraphCenter – выравнивание по центру
wdAlignParagraphJustify – выравнивание по левому краю

вставка в текст конкретного предложения
Selection.TypeText Text:=»Пример работы с текстом»
вставка новой пустой строки
Selection.TypeParagraph
установка размера букв
Selection.Font.Size = 14

Одним из элементов оформления диалоговых окон является элемент управления Image (рисунок). Его основные свойства:

Autosize – изменяет размер рисунка на форме (автоматически или нет);

Picture – отображает графический файл, выводимый на форму;

pictureSizeMode – устанавливает масштабирование рисунка (не весь рисунок, вся поверхность объекта, целиком внутри объекта);

PictureAligment – устанавливает расположение рисунка внутри объекта (слева, справа, вверху, внизу);
pictureTilling – покрывает объект мозаикой из рисунка.

Данные свойства либо устанавливаются в окне свойств объекта, либо прописываются в листинге.

Примечание. При работе данного приложения все значения полей ввода должны быть числовыми. В VBA есть специальная функция для проверки того, является или нет введенная строка записью числа – IsNumeric. Для проверки отличия от нуля значений в последних двух полях ввода используется функция Val, которая переводит строковое выражение в числовое, если это строковое выражение содержит в своем начале цифры (или все состоит из них).

Функция Str делает преобразование, обратное тому, что производит Val, – конвертирует числовое значение выражения в строковое, что позволяет этому значению в дальнейшем обрабатываться как строке.

Таким образом, функции Val и Str преобразуют типы данных обрабатываемых ими переменных, соответственно, из строкового в числовой и из числового в строковый.

Создание кнопки или панели в Word

Назначить форме кнопку или пункт меню для непосредственного вызова приложения из Word нельзя – это можно сделать только для модулей. Поэтому нужно применить следующий способ. Создайте макрос (Меню + Insert + Module) в открытом проекте:

Переименуйте этот макрос по своему усмотрению, например Teplo. И выполните следующие действия:

1. Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте панели инструментов.

2. В этом меню выберите команду Настройка (или Сервис + Настройка).

3. В диалоговом окне Настройка щелкните на ярлыке вкладки Команды.

4. Прокрутите список Категории вниз и найдите пункт Макросы. Выберите этот пункт. В списке «Сохранить в» выберите имя вашего документа, в котором создан макрос.

5. В правом окне найдите необходимый макрос (либо VBA-программу).

6. Перетащите имя этого макроса или программы на панель инструментов.

7. Создайте соответствующую надпись кнопки и, если нужно, рисунок (при помощи правой кнопки мыши).

8. Закройте диалоговое окно Настройка, чтобы завершить работу.

9. В результате будет создана кнопка запуска приложения.