Основные объекты аксесс

Основные объекты MS ACCESS

К основным объектам ACCESS относятся: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули.

Таблица – это объект, который определяется и используется для хранения данных. Каждая таблица включает информацию об объекте определенного типа. Таблица содержит поля (столбцы) и записи (строки). Работать с таблицей можно в двух основных режимах: в режиме конструктора и в режиме таблицы.

В режиме конструктора задается структура таблицы, т.е. определяются типы, свойства полей, их число и названия (заголовки столбцов). Он используется, если нужно изменить структуру таблицы, а не хранящиеся в ней данные.

Режим таблицы используется для просмотра, добавления, изменения, простейшей сортировки или удаления данных.

Запрос – это объект, который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Запрос – это вопрос, который пользователь задает ACCESS о хранящейся в базе данных информации.

Запросы можно создавать самостоятельно и с помощью мастеров. В ACCESS можно создавать следующие типы запросов:

— запрос на выборку;

— запрос с параметрами;

— запрос на изменение (запрос на удаление, обновление и добавление записей на создание таблицы);

— запросы на объединение, запросы к серверу, управляющие запросы, подчиненные запросы.

С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц, создавать новые таблицы. Они используются в качестве источника данных для форм и отчетов.

Работать с запросами можно в двух основных режимах: в режиме конструктора и в режиме таблицы.

Форма – это объект, в основном, предназначенный для удобного ввода отображения данных. В отличие от таблиц, в формах не содержится информации баз данных. Форма – это формат (бланк) показа данных на экране компьютера. Формы могут строиться только на основе таблиц или запросов. Построение форм на основе запросов позволяет представлять в них информацию из нескольких таблиц.

В форму могут быть внедрены рисунки, диаграммы, аудио (звук) и видео (изображение).

Режимы работы с формой:

— режим формы используется для просмотра и редактирования данных, предоставляет среду для работы с данными и удобный дизайн их представления на экране;

— режим конструктора форм необходим, если необходимо изменить определение формы (структуру или шаблон формы), а не представленные в ней данные;

— режим таблицы позволяет увидеть таблицу, включающую все поля формы;

Отчет – это объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения. Отчеты, как и формы, могут создаваться на основе запросов и таблиц, но не позволяют вводить данные.

Режимы работы с отчетом:

— режим предварительного просмотра позволяет увидеть отчет таким, каким он будет воплощен при печати;

— режим конструктора предназначен для изменения шаблона (структуры отчета).

Макрос – это объект, представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые должен выполнить ACCESS в ответ на определенное событие.

Например, можно определить макрос, который в ответ на выбор некоторого элемента в основной форме открывает другую форму. С помощью другого макроса можно осуществлять проверку значения некоторого поля при изменении его содержания. В макрос можно включить дополнительные условия для выполнения или невыполнения тех или иных включений в него действий.

Работа с формами и отчетами существенно облегчается за счет использования макрокоманд. В MS ACCESS имеется свыше 40 макрокоманд, которые можно включать в макросы. Макрокоманды выполняют такие действия, как открытие таблиц и форм, выполнение запросов, запуск других макросов, выбор опций из меню и т.д. Макрокоманды позволяют нажатием одной (иди нескольких) кнопки выполнять комплекс действий, который часто приходится выполнять в течение работы.

Модуль – объект, содержащий программы на MS ACCESS BASIC, которые позволяют разбить процесс на более мелкие действия и обнаружить те ошибки, которые невозможно было бы найти с использованием макросов.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Лучшие изречения: На стипендию можно купить что-нибудь, но не больше. 9479 — | 7516 — или читать все.

Основные сведения о базах данных

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Эта статья содержит краткие сведения о базах данных: что это, чем они могут быть полезны, каковы функции их отдельных элементов. Здесь используется терминология, свойственная Microsoft Access, однако описываемые понятия применимы по отношению к любым базам данных.

В этой статье:

Что представляет собой база данных?

Базы данных — это инструмент для сбора и структурирования информации. В базе могут храниться данные о людях, товарах, заказах и о многом другом. Многие базы данных изначально представляют собой небольшой список в текстовом редакторе или электронной таблице. По мере увеличения объема данных в списке постепенно появляются несоответствия и излишняя информация. Информация, отображенная в виде списка, становится непонятной. Кроме того, ограничены способы, с помощью которых можно искать и отображать подмножества данных. Как только начинают появляться эти проблемы, мы рекомендуем перенести всю информацию в базу данных, созданную в системе управления базами данных (СУБД), такой как Access.

Компьютерная база данных — это хранилище объектов. В одной базе данных может быть больше одной таблицы. Например, система отслеживания складских запасов, в которой используются три таблицы, — это не три базы данных, а одна. В базе данных Access (если ее специально не настраивали для работы с данными или кодом, принадлежащими другому источнику) все таблицы хранятся в одном файле вместе с другими объектами, такими как формы, отчеты, макросы и модули. Для файлов баз данных, созданных в формате Access 2007 (который также используется в Access 2016, Access 2013 и Access 2010), используется расширение ACCDB, а для баз данных, созданных в более ранних версиях Access, — MDB. С помощью Access 2016, Access 2013, Access 2010 и Access 2007 можно создавать файлы в форматах более ранних версий приложения (например, Access 2000 и Access 2002–2003).

Использование Access позволяет:

добавлять новую информацию в базу данных, например новый артикул складских запасов;

изменять информацию, уже находящуюся в базе, например перемещать артикул;

удалять информацию, например если артикул был продан или утилизирован;

упорядочивать и просматривать данные различными способами;

обмениваться данными с другими людьми с помощью отчетов, сообщений электронной почты, внутренней сети или Интернета.

Элементы базы данных Access

Ниже приведены краткие описания элементов стандартной базы данных Access.

Таблицы

Таблица базы данных похожа на электронную таблицу — и там, и там информация расположена в строках и столбцах. Поэтому импортировать электронную таблицу в таблицу базы данных обычно довольно легко. Основное различие заключается в том, как данные структурированы.

Чтобы база данных была как можно более гибкой и чтобы в ней не появлялось излишней информации, данные должны быть структурированы в виде таблиц. Например, если речь идет о таблице с информацией о сотрудниках компании, больше одного раза вводить данные об одном и том же сотруднике не нужно. Данные о товарах должны храниться в отдельной таблице, как и данные о филиалах компании. Этот процесс называется нормализацией.

Строки в таблице называются записями. В записи содержатся блоки информации. Каждая запись состоит по крайней мере из одного поля. Поля соответствуют столбцам в таблице. Например, в таблице под названием «Сотрудники» в каждой записи находится информация об одном сотруднике, а в каждом поле — отдельная категория информации, например имя, фамилия, адрес и т. д. Поля выделяются под определенные типы данных, например текстовые, цифровые или иные данные.

Записи и поля можно описать по-другому. Представьте старый библиотечный карточный каталог. Каждой карточке в шкафу соответствует запись в базе данных. Блоки информации на карточке (автор, название книги и т. д.) соответствуют полям в базе данных.

Дополнительные сведения о таблицах см. в статье Общие сведения о таблицах.

Формы

С помощью форм создается пользовательский интерфейс для ввода и редактирования данных. Формы часто содержат кнопки команд и другие элементы управления, предназначенные для выполнения различных функций. Можно создать базу данных, не используя формы, если просто отредактировать уже имеющуюся информацию в таблицах Access. Тем не менее, большинство пользователей предпочитает использовать формы для просмотра, ввода и редактирования информации в таблицах.

С помощью кнопок команд задаются данные, которые должны появляться в форме, открываются прочие формы и отчеты и выполняется ряд других задач. Например, есть «Форма клиента», в которой вы работаете с данными о клиентах. И в ней может быть кнопка, нажатием которой открывается форма заказа, с помощью которой вы вносите информацию о заказе, сделанном определенным клиентом.

Формы также дают возможность контролировать взаимодействие пользователей с информацией базы данных. Например, можно создать форму, в которой отображаются только определенные поля и с помощью которой можно выполнять только ограниченное число операций. Таким образом обеспечивается защита и корректный ввод данных.

Дополнительные сведения о формах см. в статье Формы.

Отчеты

Отчеты используются для форматирования, сведения и показа данных. Обычно отчет позволяет найти ответ на определенный вопрос, например «Какую прибыль в этом году принесли нам наши клиенты?» или «В каких городах живут наши клиенты?» Отчеты можно форматировать таким образом, чтобы информация отображалась в наиболее читабельном виде.

Отчет можно сформировать в любое время, и в нем всегда будет отображена текущая информация базы данных. Отчеты обычно форматируются таким образом, чтобы их можно было распечатать, но их также можно просматривать на экране, экспортировать в другие программы или вкладывать в сообщения электронной почты.

Дополнительные сведения об отчетах читайте в статье Общие сведения об отчетах в Access.

Запросы

Запросы могут выполнять множество функций в базе данных. Одна из их основных функций — находить информацию в таблицах. Нужная информация обычно содержится в нескольких таблицах, но, если использовать запросы, ее можно просматривать в одной. Кроме того, запросы дают возможность фильтровать данные (для этого задаются критерии поиска), чтобы отображались только нужные записи.

Используются и так называемые «обновляемые» запросы, которые дают возможность редактировать данные, найденные в основных таблицах. При работе с обновляемым запросом помните, что правки вносятся в основные таблицы, а не только в таблицу запроса.

Есть два основных вида запросов: запросы на выборку и на изменение. Запрос на выборку только находит данные и предоставляет к ним доступ. Результаты такого запроса можно просмотреть на экране, распечатать или скопировать в буфер обмена, а также использовать в качестве источника записей для формы или отчета.

С помощью запроса на изменение, как видно из названия, можно выполнять определенные операции с найденными данными: создавать таблицы, добавлять информацию в уже существующие таблицы, а также обновлять или удалять данные.

Дополнительные сведения о запросах см. в статье Знакомство с запросами.

Макросы

Макросы в Access — это нечто вроде упрощенного языка программирования, с помощью которого можно сделать базу данных более функциональной. Например, если к кнопке команды в форме добавить макрос, то он будет запускаться всякий раз при нажатии этой кнопки. Макросы состоят из команд, с помощью которых выполняются определенные задачи: открываются отчеты, выполняются запросы, закрывается база данных и т. д. Используя макросы, можно автоматизировать большинство операций, которые в базе данных вы делаете вручную, и, таким образом, значительно сэкономить время.

Дополнительные сведения о макросах см. в статье Общие сведения о программировании в Access.

Модули

Подобно макросам, модули — это объекты, с помощью которых базу данных можно сделать более функциональной. Но если макросы в Access составляются путем выбора из списка макрокоманд, модули создаются на языке Visual Basic для приложений (VBA). Модули представляют собой наборы описаний, инструкций и процедур. Существуют модули класса и стандартные модули. Модули класса связаны с конкретными формами или отчетами и обычно включают в себя процедуры, которые работают только с этими формами или отчетами. В стандартных модулях содержатся общие процедуры, не связанные ни с каким объектом. Стандартные модули, в отличие от модулей класса, перечисляются в списке Модули в области навигации.

Дополнительные сведения о модулях см. в статье Общие сведения о программировании в Access.

Объекты MS Access, их назначение

В MicrosoftAccess объектами считают любые компоненты, которым в MicrosoftAccess может быть присвоено имя.

В базе данных MicrosoftAccess основными объектами являются:

· Таблица – объект, который создается и используется для хранения данных. Каждая таблица содержит информацию о субъектах (предметах) определенного типа (например, клиентах). Поля (столбцы) таблицы служат для хранения различных характеристик субъектов (например, фамилий и адресов клиентов), а каждая запись (которая называется также строкой) содержит сведения о конкретном субъекте (например, данные о клиенте по фамилии Иванов). Для каждой таблицы можно определить первичный ключ (одно или несколько полей, имеющих уникальные значения в каждой записи) и один или несколько индексов, ускоряющих доступ к данным.

· Запрос — объект, позволяющий пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Для создания запроса можно использовать бланк QBE (QueryByExample — Запрос по образцу) или написать инструкцию SQL. Можно создавать запросы на выборку, обновление, удаление или обновление данных. С помощью запросов можно также создавать новые таблицы, используя данные из одной или нескольких существующих таблиц.

· Форма — объект, предназначенный в основном для ввода данных, отображения их на экране или управления работой приложения. Формы можно использовать для более наглядного представления данных таблиц или наборов записей запросов. При желании форму можно вывести на печать. Непосредственно в форме можно выполнять вычисления над данными таблиц или запросов.

· Отчет — объект, предназначенный для форматирования, вычисления итогов и печати выбранных данных. Прежде чем выводить отчет на принтер можно предварительно просмотреть его на экране.

· Страница доступа к данным — объект, содержащий файл HTML и вспомогательные файлы, обеспечивающие доступ к данным из MicrosoftInternetExplorer.

· Макрос — объект, представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые автоматически выполняются в ответ на определенное событие. Например, можно создать макрос, который при выборе некоторого элемента в основной форме открывает другую форму. В макрос можно включить дополнительные условия для выполнения или пропуска тех или иных указанных в нем действий. Макросы можно использовать для открытия таблиц, выполнения запросов, просмотра или печати отчетов. Из макроса можно также запустить другой макрос или процедуру VisualBasic

· Модуль — объект, содержащий программы на языке VisualBasic, позволяющие разбить некоторый процесс на несколько небольших процедур и обнаружить ошибки, которые не могли бы быть найдены при использовании макросов. Модули могут быть независимыми объектами, содержащими функции, вызываемые из любого места приложения, или непосредственно «привязанными» к формам или отчетам для реакции на те или иные события.

Типы данных MS Access.

Типданныхв MS Access (Data Type). Тип данных определяется значениями, которые предполагается хранить в поле, и операциями, которые будут выполняться с этими значениями. В Access допускается использование двенадцати типов данных.

Текстовый(Text) — используется для хранения текста или комбинаций алфавитно-цифровых знаков, не применяемых в расчетах (например, код товара). Максимальная длина поля 255 знаков.

Поле МЕМО(Memo) — используется для хранения обычного текста или комбинаций алфавитно-цифровых знаков длиной более 255 знаков. Максимальный размер поля 1 Гбайт знаков или 2 Гбайт памяти (2 байта на знак) при программном заполнении полей, и 65 535 знаков при вводе данных вручную в поле и в любой элемент управления, связанный с этим полем.

Числовой(Number) — служит для хранения числовых значений (целых или дробных), предназначенных для вычислений, исключением являются денежные значения, для которых используется тип данныхДенежный(Currency). Размер поля 1, 2, 4 и 8 байтов, или 16 байтов (если используется для кода репликации) зависит от типа чисел, вводимых в поле.

Дата/время(Date/Time) — используется для хранения значений даты и времени в виде 8-байтовых чисел двойной точности с плавающей запятой. Хранение значений даты и времени в числовом формате позволяет выполнять различные вычисления с этими данными.

Денежный(Currency) — используется для хранения денежных значений в виде 8-байтовых чисел с точностью до четырех знаков после запятой. Этот тип данных применяется для хранения финансовых данных и в тех случаях, когда значения не должны округляться.

Счетчик(AutoNumber) — используется для уникальных числовых 4-байтовых значений, которые автоматически вводит Access при добавлении записи. Вводимые числа могут последовательно увеличиваться на указанное приращение или выбираться случайно. Обычно используются в первичных ключах.

Логический(Yes/No) — применяется для хранения логических значений, которые могут содержать одно из двух значений: Да/Нет, Истина/Ложь или Вкл/Выкл. (8 битов = 1 байт). Используется 1 для значений Да и 0 для значений Нет. Размер равен 1 биту.

Поле объекта OLE(OLE Object) — используется для хранения изображений, документов, диаграмм и других объектов из приложений MS Office и других программ Windows в виде растровых изображений, которые затем отображаются в элементах управления форм или отчетов, связанных с этим полем таблицы.

Гиперссылка(Hyperlink) — применяется для хранения ссылок на Web-узлы (URL-адреса) или локальной сети (UNC-адреса — стандартного формата записи пути), а также на узлы или файлы локального компьютера. Кроме того, можно использовать ссылку на объекты Access, хранящиеся в базе данных. Может хранить до 1 Гбайт данных.

Вложение(Attachment) — используется для вложения в поле записи файлов изображений, электронных таблиц, документов, диаграмм и других файлов поддерживаемых типов точно так же, как в сообщения электронной почты. Максимальная длина поля для сжатых вложений — 2 Гбайт, для несжатых — примерно 700 Кбайт в зависимости от степени возможного сжатия вложения.

Вычисляемый(Calculated) — предназначен для создания вычисляемых полей: числовых, текстовых, денежных, дата/время, логических. Значение вычисляемого поля определяется выражением, записанным в поле и использующим другие поля текущей записи, некоторые встроенные функции и константы, связанные арифметическими, логическими или строковыми операторами.

Мастер подстановок(LookupWizard)— вызывает мастера подстановок, с помощью которого можно создать поле, позволяющее выбрать значения из списка, построенного на основе значений поля другой таблицы, запроса или фиксированного набора значений. Такое поле отображается как поле со списком.

Дата добавления: 2018-02-28 ; просмотров: 526 ;

Объекты Access: описание, характеристики и особенности применения

В состав баз данных входят сущности, без которых она не может существовать. Эти сущности носят название объектов БД и определяют действия, которые выполняются в СУБД. Объекты базы данных Access – это элементы, что хранят информацию и используются для автоматизации действий с ней.

Основные объекты БД Access

Перечислим основные объекты.

• Таблицы – главные элементы БД, без которых она не может существовать. Именно в них содержатся данные.
• Формы представляют собой интерфейсное отображение таблиц, это окна, в которых работают пользователи БД.
• Запросы используются для получения данных, записи и изменения информации и удаления существующих элементов таблиц.
• Отчеты предоставляют данные в необходимых пользователям виде и структуре с подведением итогов и сбором статистики.
• Макросы – это программные единицы БД. Их задача – выполнение необходимых действий при наступлении определенных событий.
• Модули – объекты базы Access. Они реагируют на изменения, происходящие в БД, или выполняют независимые задачи.

Таблицы

Таблицы баз данных представляют собой базовые элементы, в которых хранится информация. В реляционных БД таблицы называют отношениями. Они состоят из строк и столбцов. Строки называют записями, в каждой из них содержится информация, касающаяся одного элемента. В столбцах содержатся параметры таблицы. Столбцы носят название полей БД.

Разработка базы данных начинается с создания таблиц. Для нее указываются атрибуты – свойства, определяющие поведение. Для базового объекта в Access – «Таблицы» – в режиме конструктора в правой части экрана определяются свойства таблицы. Здесь устанавливаются основные и подчиненные поля, ориентация и режим по умолчанию, определяется описание и т. д.

В нижней части экрана задаются свойства для каждого из полей. Набор параметров меняется в зависимости от типа поля. Здесь задаются общие свойства столбца и указывается подстановка для полей числового или текстового типов: список либо поле со списком. Параметры для подстановки тоже указываются здесь: источник данных, заголовок, формат, доступность изменений и т. д.

Между таблицами существуют связи, определяемые ключами – полями одного отношения, на которые ссылаются значения другого. Ключи – это столбцы с уникальными значениями в них для однозначного определения записи.

Формы

Формы – объекты в Access, которые используются для удобства работы пользователей. Табличное отображение информации не всегда удобно и наглядно, поэтому создают формы, позволяющие вводить и изменять данные.

На форме размещают элементы управления: кнопки, выпадающие списки, текстовые поля, флажки, вложения, рисунки и прочие. Инструменты на панели элементов управления позволяют вносить эмблему компании, дату и время, заголовок. Разрабатывать форму можно в режиме «Конструктора», режиме «Макета» и, собственно, в режиме «Формы».

В структуре таблицы клиентов на рисунке выше мы видим 7 полей: «Код», «Имя», «Отчество», «Фамилия», «Дата рождения», «Пол» и «Возраст». Но поле «Код» – техническое, не подлежит изменению и не нужно для демонстрации пользователю базы. Поэтому его удаляют из формы, оставляя только те поля, значения в которых нужно добавлять или менять.

Свойства формы и каждого из отображаемых полей – объектов формы Access – размещены справа. Здесь задают, как выглядит окно редактирования данных (вкладка «Макет»), откуда брать данные для отображения (вкладка «Данные»), какие действия выполнять при наступлении отдельных событий (вкладка «События») и другие свойства.

Запросы

Запросы служат для различных манипуляций с данными в Access. Наиболее популярны запросы на выборку данных. Они дают возможность получить значения полей из таблиц, отвечающих заданным условиям, и вывести их в необходимом виде с необходимой сортировкой и группировкой строк.

Эти объекты в Access создаются с помощью «Конструктора». Разработчик отбирает нужные для просмотра поля, сортировку и указывает условия отбора записей. Свойства запроса отображаются в окне справа. Здесь определяется внешний вид результатов выборки и такие параметры, как блокировка записей при выполнении запроса, фильтр при загрузке, источник данных, время ожидания отклика и прочее.

Используются также запросы на добавление и изменение существующих записей, равно как и удаление строк, соответствующих заданным условиям.

Отчеты

Отчеты – объекты в Access, необходимые для вывода информации из таблиц в печатные формы. Отчетные формы создаются мастером либо в режиме «Конструктора». Для этого выбирается источник данных для формирования печатной формы. Поля в отчете можно группировать и сортировать, выводить итоги.

Также возможно создание бланков договоров и соглашений с использованием заранее созданного шаблона документа. В готовый бланк вставляются поля таблиц, добавляются нужные элементы страницы: номер, колонтитулы, заголовок, эмблема и прочее.

Свойства отчета указываются в окне справа. Там же задаются свойства отдельных объектов печатной формы: заголовков, элементов управления, области данных и т. д.

Так выглядит готовый отчет по шаблону:

Макросы

Еще один из основных объектов Access – макросы. Они представляют собой последовательность действий, которые нужно выполнить при наступлении определенного события. Макросы создаются с помощью «Конструктора» и предусмотренных системой макрокоманд различного назначения.

Макрокоманды предназначены для импорта и экспорта данных, работы с другими объектами БД, установки фильтров и обработки записей таблицы и т. д. В качестве примера ниже показано добавление простого макроса, который запускается при нажатии на кнопку «Отмена» формы «Клиенты». Его задача состоит в том, чтобы просто закрыть форму, не сохраняя введенную в нее информацию.

Модули

Модули – объекты в Access, которые представляют собой процедуры и функции, использующиеся для реакции на события в базе или для вычислений. Они разрабатываются с помощью кода VBA – Visual Basic for Application. Это специальный язык для написания кода в программах Microsoft Office – Access, Word и Excel.

Для формы клиентов сделаем поле «Возраст» вычисляемым. Для этого в режиме «Конструктора» формы выделим необходимое поле и выберем в окне свойств на вкладке «События» процедуру обработки события «Получение фокуса».

Напишем модуль обработки:

Private Sub Возраст_GotFocus()

Возраст.Value = DateDiff(«yyyy», [Дата рождения], Date)

Теперь при переходе между записями и фокусе на поле «Возраст» значение этого поля рассчитывается автоматически.

Следует понимать, что не является объектом Access, например, ключ таблицы, несмотря на то, что он используется для хранения информации. Ключ – часть таблицы, а не самостоятельный элемент базы данных.

Приведенная в статье информация поможет понять, что такое объекты баз данных, какими свойствами они обладают и какие функции выполняют.