Как написать одно письмо нескольким адресатам

Как адресовать письмо?

• Иритикова Вера | профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

ГОСТ 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» закрепил основные значения понятий, которые мы далее будем использовать:

• адресат – реквизит, содержащий информацию о получателе документа;
• реквизит документа – элемент оформления документа.

Дополнительно необходимо обратить внимание на новый термин атрибут, который активно применяется при работе с электронной научно-технической документацией и рассматривается как обязательная составная часть реквизита документа. Правила оформления реквизита «адресат», установленные ГОСТ Р 6.30-2003, предусматривают различные варианты его оформления – в них по-разному оформляются или не оформляются основные атрибуты реквизита «адресат».

И, наконец, термин адресат необходимо отличать от устаревшего понятия адресант, которое тем не менее упоминается в приложении к Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477) в значении автор, т.е. отправитель документа (и прежде всего письма).

Поскольку переписка занимает обычно более 80% в объеме документо­оборота организаций, правила оформления реквизита «адресат» рассмотрим на примере официальных служебных писем, которые составляются в бумажной форме и направляются получателю в основном по почте.

В процессе ведения переписки руководители, сотрудники и служба делопроизводства организации должны учитывать следующие факторы:

• технологический, который означает, что организация будет направлять свое письмо через отделения почтовой связи или прибегая к услугам компаний, которые занимаются доставкой корреспонденции. Эти компании и Почта России в процессе доставки действуют как независимые третьи лица. Составляя письмо, нужно учитывать, как оно будет пересылаться, упаковываться, что порядок и последовательность оформления атрибутов почтового адреса устанавливаются Правилами оказания услуг почтовой связи, которые утверждаются постановлениями Правительства РФ и периодически обновляются;
• управленческий, т.к. в письме может фиксироваться:
  • конкретное управленческое решение, предложение, отчет или претензия – оно может быть адресовано в вышестоящую организацию или равностоящему партнеру, клиенту;
  • обязательное для исполнения поручение или нормативный правовой акт, который рассылается в подведомственные организации для исполнения или для сведения.
    То есть цель создания и содержание документа, место организации-автора в системе управления и отношения с получателем письма влияют на оформление реквизита «адресат». Кроме того, письмо должно направляться в ту точку (организация, должностное лицо, специалист, структурное подразделение), где имеются полномочия решить вопрос, изложенный в документе, окончательно и по существу. Если у вас есть несколько вопросов / предложений к данной организации, не увязанных между собой и решение которых находится в компетенции разных лиц, то лучше написать каждому «конечному получателю» отдельное письмо. А если вы не знаете, кому «распишут» отработку ваших вопросов, то можете изложить их в письме на имя генерального директора или адресовать его в целом к организации;
• фактор этикета – необходимость соблюдения принятых правил вежливости с учетом конкретной ситуации делового общения, статуса и положения адресата (юридическое или физическое лицо, вышестоящая или подведомственная организация, письмо направляется в первый раз или постоянному корреспонденту и т.п.).

Бланк письма организации

Для ведения переписки практически каждая организация разрабатывает и утверждает свой бланк письма. Состав его реквизитов и примеры оформления можно найти:

• в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (рисунки Б.2 – Б.4) и
• Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 (п. 3.3.1 с приложениями).
  Организации уделяют большое внимание разработке бланка письма и даже включают его в книгу «фирменного» стиля, что совершенно справедливо, т.к. он является «лицом» юридического лица, формирует образ автора письма и впечатление о нем. Но дело не только в качестве бумаги и цветах краски, использованных для изготовления бланка. На бланке указываются полное и сокращенное наименования организации, организационно-правовая форма и подчиненность. Самое главное – проследить за правильным оформлением сведений об авторе, которые указываются на нем, перечислив все способы связи с автором. Во внешнюю среду это передает признаки устойчивости, готовности к контактам, открытость и «доброжелательность» организации.

Расположение реквизитов в бланке может быть:

• продольным (как в Примере 1) либо
• угловым:
  • центрированным (как в Примере 2) или
  • флаговым (атрибуты располагаются в той же боковой зоне, но текст каждой строки начинается от границы левого поля).

У продольного и углового бланков разное местоположение реквизита «адресат», оно обозначено оранжевой заливкой (сравните Примеры 1 и 2).

Атрибуты реквизита «адресат»

ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует формулировать реквизит «адресат» как ответ на вопросы: «Кому?» и «Куда?» направляется письмо.

Причем ответ на вопрос «Куда?», т.е. оформление атрибута «почтовый адрес», ГОСТ считает факультативным. Если же он вписывается, то его элементы пишутся в последовательности, предусмотренной Правилами оказания услуг почтовой связи (это установлено Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, Приложение № 11). Указание почтового адреса на самом письме становится удобным при использовании конверта с окошком, в котором и будут видны все данные об адресате (кому и куда нужно доставить письмо), тогда эту информацию не придется дублировать на конверте вручную или путем наклейки «этикетки». При больших объемах переписки такой подход существенно экономит время и деньги.

Если объединить рекомендации ГОСТ Р 6.30-2003 (п. 3.15) и «лучшие практики», то можно дать следующие советы по оформлению реквизита «адресат» для конкретных ситуаций.

Если письмо адресуется государственному органу, органу местного самоуправления, высшему органу власти, вышестоящей организации, то атрибут «почтовый адрес» все-таки не оформляется (он указывается только на конверте). См. Примеры 3 и 4.

Если письмо направляется первому руководителю этой «вышестоящей организации», то наименование организации включается в должность, см. Примеры 5 и 6. И должность, и Ф. И. О. пишутся в дательном падеже.

Бланк письма организации с продольным расположением реквизитов

Приветствие

Цель лекции: научить студентов правильно выбирать приветственные формулировки для деловых писем, исходя ряда факторов (степень формальности письма, пол адресата, и др.).

Приветственные формулы (salutation) — важный атрибут любого делового письма. Приветственные формулы — это устоявшиеся выражения, которые используются в начале письма для обращения к адресату. Выбор необходимой приветственной формулы зависит от ряда факторов: 1) степени вашего знакомства с адресатом, 2) пола адресата, 3) звания и должности адресата, 4) количества адресатов, 5) (не)известности пола и имени адресата, 6) степени формальности письма.

7.1. Обращение к одному адресату

В деловой переписке на английском языке существует ряд устоявшихся формул приветствия, употребление которых зависит в основном от степени официальности письма и степени вашего (не)знакомства с адресатом. Вопреки расхожему мнению, формула Dear Mr Smith является вполне официальной и приемлемой в деловой переписке. Обратите внимание, что в дружеской переписке используется формула Dear + имя без фамилии (Dear Bill). В обращении к мужчине используется префикс Mr, к замужней женщине — Mrs, к незамужней — Miss . В последнее время в американском варианте английского всё чаще стало употребляться обозначение Ms, которое не акцентирует внимание на семейном положении женщины (это связано с принципами политкорректности). Это обращение можно использовать, если вы не знаете семейного положения адресата.

Если вы не знаете имени человека, которому вы пишите, то используйте формулу Dear Sir/Dear Madam. Однако, бывает и так, что отправитель не знает ни пол, ни имя адресата. Специально для таких случаев есть формула Dear Sir or Madam. В мотивационных и сопроводительных письмах, когда неизвестен конечный получатель письма, допустима формулировка To whom it may concern.

Если письмо адресовано человеку со степенью доктора (Dr), предпочтительно в обращении указывать степень вместо префиксов Mr, Mrs, Miss , Ms: Dr Black вместо Mr Black . Также возможны обращения Dear Colleague (Colleagues), Dear Mr Mayor, Dear Professor Smith, Dear General , Your Honour.

После любой приветственной формулировки всегда ставится запятая (восклицательный знак является ошибкой). В таблице систематизированы правила выбора формулы приветствия исходя из известности имени пола, степени, звания адресата:

Таблица 7.1. Правила выбора формулы приветствия

Пол
известен	неизвестен
Dear Mr Smith, Mrs Smith, Ms Smith, Miss Smith Dear Sir, Dear Madam (если нет имени, но известен пол)	Dear Sir or Madam,
Имя
известно	неизвестно
Dear Mr Smith, Mrs Smith, Ms Smith, Miss Smith Dear Dr Smith (если известна степень или звание)	Dear Sir, Dear Madam,
Степень, звание
известно	неизвестно
Dear Dr Smith, (вне зависимости от пола) Dear Professor Smith, Dear Inspector, Dear Mr Mayor, Dear General, Dear General Smith, Your Honour, (обращение к судье)	Dear Mr Smith, Mrs Smith, Ms Smith, Miss Smith Dear Sir, Dear Madam (если нет имени, но известен пол)

7.2. Обращение к нескольким адресатам

Теперь рассмотрим случай, когда требуется обратиться сразу к нескольким адресатам:

1. Когда мы обращаемся к мужу и жене: Dear Mr and Mrs White,
2. Когда мы обращаемся к группе лиц и не знаем (или предпочитаем не перечислять) имена, используем Dear Sirs, Sirs, Dear Mesdames,

Когда всё-таки необходимо назвать адресатов по именам (для 2-3 человек), следует сначала указать того, кто занимает более высокую должность, или в алфавитном порядке (если должности равны, можно заменить на Dear Colleagues), например:

письмо для Mr Smith, CEO; Ms Kensly, department manager; Miss Looky, worker будет начинаться следующим образом: Dear Mr Smith, Ms Kensly, and Miss Looky,

Dear Mr Cats, Mr Chu, and Mrs Kee или Dear Colleagues.

На рисунке представлен пошаговый алгоритм выбора формулировки приветствия:

Отправка сообщения электронной почты нескольким получателям из Диспетчера контактов

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке) .

Так как Диспетчер контактов для Outlook интегрирован с Microsoft Outlook, можно легко отправлять сообщения электронной почты клиентам, записи которых содержат адрес электронной почты.

В разделе Диспетчер контактов области навигации щелкните одну из следующих папок:

Почему отсутствует папка «Маркетинг»?

По умолчанию папка «Маркетинг» не содержит записей партнеров или бизнес-контактов. Маркетинговым действиям невозможно отправить сообщение электронной почты, так как они не связаны с записями партнеров или бизнес-контактов. Записи задач проекта также не связаны с партнерами или бизнес-контактами, но записи бизнес-проектов связаны с ними.

Щелкните вкладку, которая содержит записи клиентов, которым вы хотите отправить сообщение электронной почты.

Выберите записи, которым нужно отправить сообщение.

Вы можете выбрать любые записи, если они сами или связанные с ними записи содержат адреса электронной почты, включая записи партнеров, бизнес-контактов, интересов, возможностей и бизнес-проектов.

Примечание: Связанному партнеру, бизнес-контакту или интересу будет отправлено сообщение электронной почты.

Как выбрать несколько записей?

Чтобы выбрать смежные записи, нажмите клавишу SHIFT и, удерживая ее, щелкните первую и последнюю записи группы, которую требуется добавить. Чтобы выбрать несколько несмежных записей, нажмите клавишу CTRL и, удерживая ее, поочередно щелкните отдельные записи. Чтобы выбрать все записи, щелкните любую и нажмите клавиши CTRL+A.

На ленте в группе Связь щелкните Электронная почта .

Для записей партнеров или записей, связанных с ними, также требуется выбрать один из следующих параметров, так как они могут содержать несколько адресов электронной почты из разных источников:

Отправить сообщение электронной почты партнеру. Выберите этот параметр, чтобы использовать адрес электронной почты партнера.

Отправить сообщение электронной почты основному контакту. Выберите этот параметр, чтобы использовать адрес электронной почты основного контакта. Основным контактом является бизнес-контакт, выбранный в записи партнера.

Отправить сообщение электронной почты всем контактам. Выберите этот параметр, чтобы использовать адрес электронной почты партнера и всех связанных бизнес-контактов.

Примечание: Отдельные записи также могут содержать несколько адресов электронной почты. В сообщение добавляется только первый адрес в списке. Вы можете добавить другие адреса электронной почты из адресной книги Outlook.

Появится новое сообщение с выбранными адресами в поле Кому.

Введите текст сообщения электронной почты, как обычно.

Сведения о том, как создать сообщение электронной почты читайте в статье Создание сообщения электронной почты.

Примечание: Если адреса электронной почты из выбранных записей, автоматически отслеживались, сообщения электронной почты будут добавлены в журнал обращений записи. Сведения о том, как автоматически отслеживание сообщений электронной почты содержатся привязки и отслеживания сообщений электронной почты в диспетчере контактов.

Совет: Вы также можете использовать такие маркетинговые мероприятия, как слияние или почтовая рассылка, для отправки сообщения электронной почты, которое содержит имя каждого из получателей и конкретные товары или услуги, которые они приобрели или которые могут их заинтересовать. Дополнительные сведения о маркетинговых мероприятиях см. в статье Продвижение бизнеса с помощью Диспетчера контактов.